Proces zarządzania dokumentami to system, w którym dokumenty są organizowane i przechowywane do wykorzystania w przyszłości. Ten proces może być szczątkowy, na przykład gdy ktoś wkłada paragony do pudełka po butach z niewielką lub żadną organizacją. Proces może być również bardzo wyrafinowany, na przykład gdy korporacja opracowała złożony zestaw skanerów do zbierania, organizowania i przechowywania informacji wyodrębnionych z wcześniej zaprojektowanych formularzy, którym przypisano numery referencyjne przed skatalogowaniem i archiwizacją w magazynach. W każdym razie podstawowe elementy zarządzania dokumentami zostały uchwalone.
Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie dokumentami opiera się na założeniu, że dokumenty muszą być gromadzone, porządkowane i archiwizowane zgodnie z jakimś rodzajem planu dla wspólnego celu. W większości przypadków zarządzanie dokumentami jest stosowane, ponieważ osoba lub firma planuje wykorzystać lub musi uwzględnić przyszłą potrzebę informacji z dokumentów. Informacje zawarte w tych dokumentach mogą być na ogół ujednolicone lub pogrupowane według pewnego rodzaju potrzeby lub celu, takiego jak księgowość, historia lub zgodność z przepisami.
Na małą skalę każdy podatnik stosuje proces zarządzania dokumentami podczas organizowania dokumentów podatkowych do rocznego rozliczania. Zasadniczo dokumenty niezbędne na dany rok będą zgrupowane w jednym, łatwym do znalezienia miejscu, takim jak teczka w szafce na dokumenty. Jednolitość dokumentów, takich jak rachunki, rachunki, składki i formularze podatkowe, polega na ogólnym wymogu wypełnienia rocznego formularza podatkowego oraz posiadania niezbędnej dokumentacji na poparcie wpisów na formularzu podatkowym. Po złożeniu zeznania i załączeniu dokumentacji uzupełniającej, otrzymany pakiet informacji i dokumentów jest często umieszczany w zeznaniach podatkowych z poprzedniego roku, uporządkowanych według roku. To podstawowa forma zarządzania dokumentacją.
Zarządzanie dokumentami może być również złożone, skomplikowane, wieloetapowe i kosztowne. Szczególnie w przypadku dużych firm, które zbierają informacje o konsumentach, skuteczne zarządzanie dokumentami ma kluczowe znaczenie. Na przykład instytucja finansowa często angażuje inwestora, rygorystyczną dokumentację przed inwestycją. Instytucja może być zobowiązana przez organy regulacyjne nie tylko do zebrania określonych informacji od klienta, ale do uporządkowania informacji w określony sposób i utrzymywania dokumentacji w przystępnym formacie przez określony czas. W związku z tym instytucja ta może stosować złożony proces zarządzania dokumentami.
W takim przykładzie, po otrzymaniu przez firmę wstępnej dokumentacji, papierowy formularz może zostać zeskanowany do postaci obrazu cyfrowego i przesłany do sieci komputerowych baz danych w celu gromadzenia i organizowania informacji. Papierowi można następnie nadać numer referencyjny, umieścić w pudełku zgodnie ze stemplem daty i godziny i wysłać do magazynu, który stosuje własny zestaw procesów zarządzania dokumentami. W przypadku, gdy wydruk jest potrzebny do wyjaśnienia sporu lub spełnienia wymogu regulacyjnego, można go łatwo pobrać z ogromnego archiwum podobnych dokumentów.