Wiedza zawodowa to zrozumienie zestawu obowiązków specyficznych dla danej pracy, a także ciągła zdolność do nadążania za zmianami w funkcjach pracy. Zbiorowa wiedza zawodowa pracowników organizacji lub firmy jest zasobem zasobów ludzkich o ogromnej wartości na rynku. Czasami określany jako „kapitał intelektualny”, wiedza pracownika na temat określonej pracy powinna ściśle odpowiadać rzeczywistej wymaganej wydajności pracy.
Regularna ocena wiedzy zawodowej w organizacji przynosi korzyści w zakresie produktywności. Obowiązki zawodowe mogą ewoluować w czasie w sposób przyrostowy, ponieważ nowe procedury i technologie są integrowane z przepływem pracy na określonym stanowisku. Zarządzanie zasobami ludzkimi może być nieświadome, że miało miejsce dryfowanie zdefiniowanych obowiązków i zadań. Formalne śledzenie zmian zachodzących na każdym stanowisku pracy jest niezbędnym elementem optymalnego zarządzania siłą roboczą. Menedżerowie, którzy monitorują jakość i dokładność wiedzy o pracy, mają również solidną podstawę, na której można rzetelnie ocenić wydajność pracy w porównaniu z benchmarkami firmy.
Oceniając wiedzę zawodową pracownika, celem jest ocena, w jakim stopniu istniejący opis stanowiska odpowiada przydzielonym mu zadaniom. Jeśli istnieje znacząca rozbieżność między oczekiwaniami dotyczącymi wydajności a faktycznie wykonywanymi obowiązkami i zadaniami, menedżerowie lub personel działu kadr prawdopodobnie zbadają przyczynę rozbieżności. Mogą podjąć działania naprawcze, które mogą obejmować dodatkowe szkolenie, zmianę przydziału zadań, przeformułowanie opisu stanowiska lub rozwiązanie stanowiska lub pracownika, albo jedno i drugie.
Czasami kierownictwo może być powstrzymywane od swobodnego redefiniowania stanowiska pracy lub repozycjonowania pracownika ze względu na istniejące zapisy w umowach negocjowanych ze zorganizowanymi związkami zawodowymi lub przepisy rządowe. Jeśli pracownik jest objęty układem zbiorowym pracy ze związkiem zawodowym, niezgodność między opisami stanowisk a rzeczywistymi funkcjami zawodowymi może skutkować podjęciem przez związek działań nalegających na naprawienie rozbieżności. Na przykład, jeśli pracownik jest odpowiedzialny za inspekcje, które obejmują wchodzenie po drabinie lub obchodzenie się z materiałami niebezpiecznymi, konkretna wiedza zawodowa może być objęta przepisami bezpieczeństwa. Firma może nie być prawnie wolna, aby poprosić innego pracownika o wypełnienie dla tego pracownika.
Szkolenie w zakresie wiedzy zawodowej może być również nakazane i regulowane przez władze rządowe. Jeśli pracownik przyjmie, że jest odpowiedzialny za wykonanie zadania, które może podlegać przepisom bezpieczeństwa nałożonym przez rząd, ale nie posiada również certyfikatu lub przeszkolenia wymaganego przez te przepisy, pracodawca może ponieść grzywny lub inne kary. Wielu uważa, że etycznym obowiązkiem firmy jest uczciwe i dokładne dopasowanie opisu stanowiska do wymaganej wiedzy zawodowej.