Prawie każdy, kto korzystał z poczty e-mail lub pracował z różnymi rodzajami dokumentów elektronicznych, słyszał o zipach. Zasadniczo zipowanie jest czynnością tworzenia tak zwanego pliku zip. Spakowanie umożliwia umieszczenie wielu różnych plików w jednym folderze, a następnie skompresowanie folderu do rozmiaru mniejszego niż poszczególne pliki, które są dołączone. Pliki zip są bardzo pomocne, jeśli chodzi o zarządzanie miejscem na dysku twardym komputera, a także są znacznie łatwiejsze w użyciu podczas wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną.
Jedną z największych zalet zip jest to, że proces ten nie musi być trwały. Foldery i pliki można dekompresować lub rozpakować z taką samą łatwością, jaka jest wymagana do kompresji lub zip plików. To samo oprogramowanie, które jest używane do procesu skompresowania, zapewnia również protokoły rozpakowywania. Podczas dekompresji plików oprogramowanie wymaga tylko kilku czynności ze strony użytkownika. Nie ma potrzeby, aby system ponownie konfigurował oryginalny format pliku, ponieważ oprogramowanie automatycznie przywróci oryginalne ustawienia podczas rozpakowywania plików ze spakowanego folderu.
Spakowanie stało się popularnym sposobem archiwizowania starszych dokumentów, które nie są regularnie potrzebne. Spakowane pliki są przechowywane na CDR lub archiwizowane na wspólnym serwerze. Zwalnia to miejsce na indywidualnym dysku twardym, które można przeznaczyć na pliki i oprogramowanie, z których korzysta się regularnie. Ponieważ pobieranie skompresowanych plików zajmuje bardzo mało czasu, zip jest codziennością w prawie każdej firmie, która wymaga wprowadzania danych w ramach modelu biznesowego.
Spakowanie jest również idealne do wysyłania dużych plików pocztą e-mail. Może to być szczególnie przydatne, gdy odbiorca korzysta z wolniejszego połączenia, na przykład w hotelu. Podczas gdy zip nie zwiększa szybkości połączenia telefonicznego, tworzy mniejszą ilość danych do przetworzenia i dostarczenia przez połączenie. Z zipem wiąże się również pewien stopień bezpieczeństwa. Po pierwsze, odbiorca będzie musiał mieć oprogramowanie do skompresowania, aby rozpakować skompresowane pliki. Po drugie, możliwe jest zaszyfrowanie plików hasłem podczas procesu skompresowania. Uniemożliwi to osobom bez dostępu do hasła otwieranie i czytanie dokumentów.