Systemy zarządzania kosztami to szeroki wachlarz narzędzi, których firma będzie używać do śledzenia kosztów występujących w jej działalności. Punktem wyjścia jest system rachunku kosztów, który reprezentuje konta używane do ujmowania i alokacji kosztów. Procedury to kolejna część systemów zarządzania kosztami; stanowią one wytyczne, których firma będzie przestrzegać, aby przydzielić koszty i wycenić towary produkowane przez ich system. System wygeneruje również system śledzenia, w którym firma będzie mogła porównać rzeczywiste koszty z wcześniej ustalonymi szacunkami w celu analizy dokładności.
Większość firm używa księgi rachunkowej do zakładania kont potrzebnych do śledzenia wewnętrznych informacji finansowych. Księga będzie zawierać konta specyficzne dla pozycji używanych w procesie produkcyjnym, takich jak surowce, robocizna, koszty ogólne, wyroby gotowe i koszt sprzedanych towarów. Księgowi zarządcy będą umieszczać na tych kontach informacje dotyczące systemów zarządzania kosztami i zapewnią, że przepływ informacji jest dokładny i zgodny z działaniami w firmie.
Kolejnym aspektem systemów zarządzania kosztami są szczegółowe procedury. Procedury te określają, w jaki sposób firma będzie rejestrować informacje i rozpoznawać koszty związane z systemem produkcyjnym. Na przykład księgowi zarządzający będą rejestrować zakupy dokonywane przez firmę; pozycje pozostaną na określonych kontach do momentu przeniesienia do systemu produkcyjnego. Firmy wdrożą te procedury, aby zapewnić dokładne raportowanie pozycji magazynowych i nie rozliczanie kosztów przed poniesieniem ich przez dział produkcji.
Firmy wykorzystują systemy zarządzania kosztami do dostarczania informacji potrzebnych do podejmowania decyzji. Przekazywane informacje zazwyczaj dotyczą poszczególnych wytwarzanych produktów i zdolności produkcyjnych związanych z firmą. Informacje te pomagają właścicielom i menedżerom określić, czy powinni zwiększać lub zmniejszać produkcję w oparciu o czynniki wewnętrzne i zewnętrzne. Czynniki wewnętrzne mogą obejmować zdolność do poprawy jakości produkcji poprzez wytwarzanie większej liczby towarów lub obniżanie kosztów ogólnych dzięki większej liczbie pojedynczych towarów.
Czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na decyzje oparte na systemach zarządzania kosztami, obejmują konkurencyjne produkty, wyższy popyt konsumentów lub możliwość dostarczenia towaru zastępczego. Każdy z tych czynników może wskazywać, że firma może produkować towary taniej lub lepszej jakości niż inna firma. Systemy zarządzania kosztami mogą dostarczyć informacji niezbędnych do wskazania, że firma ma przewagę kosztową w porównaniu z innymi firmami. Pozwala to firmie na zwiększenie udziału w rynku poprzez wykorzystanie przewagi konkurencyjnej na rynku i wyprzedanie konkurentów.