Telekonferencje biznesowe to sposób na wymianę informacji i pomysłów między osobami, które mogą być od siebie oddzielone. Za pomocą telekonferencji osoby w odległych i zdalnych połączeniach mogą błyskawicznie łączyć się z innymi, ułatwiając szybką wymianę i utrzymywanie łączności. Technologia ta jest coraz częściej stosowana na całym świecie, ponieważ ludzie polegają na pracownikach pracujących w domu, a także pracownikach znajdujących się w odległych lokalizacjach i odległych oddziałach.
Technologia wykorzystywana do telekonferencji jest bardzo zróżnicowana. Najbardziej podstawowa technologia po prostu opiera się na telefonach, łącząc wiele telefonów, aby ludzie mogli rozmawiać przez telefon w grupie. Telekonferencje biznesowe mogą również obejmować bardziej wyrafinowane systemy audio, wraz z kanałami wideo, które pozwalają ludziom widzieć się nawzajem podczas konferencji, oraz kanałami danych, dzięki czemu ludzie mogą wymieniać się dokumentami i innymi materiałami podczas konferencji.
Firmy często uważają, że telekonferencje to cenne narzędzie. Telekonferencje biznesowe umożliwiają szybkie zwoływanie spotkań i ułatwiają uczestnictwo, ponieważ nie wszyscy muszą stawić się w tej samej fizycznej lokalizacji. W razie potrzeby można łatwo dodawać osoby do konferencji, a firmy mogą korzystać z narzędzi, takich jak sale konferencyjne, dzięki czemu ludzie w różnych lokalizacjach spotykają się w wielu salach konferencyjnych i rozmawiają przez kanały audio i wideo.
Duże projekty często wymagają koordynacji wysiłków wielu osób, które mogą mieszkać w różnych strefach czasowych, pracować w różnych środowiskach i działać według różnych harmonogramów. W przeszłości ludzie byli zmuszani do podróżowania na miejsce spotkania lub do korzystania z technologii, która tak naprawdę nie była przeznaczona do prowadzenia konferencji, w celu przeprowadzenia telekonferencji z ludźmi. Telekonferencje biznesowe można aktywować bardzo szybko, dzięki czemu ludzie mogą szybko reagować na zmieniające się sytuacje biznesowe. Na przykład członkowie międzynarodowej firmy finansowej mogą szybko zebrać się na konferencjach, gdy pojawiają się gospodarcze zawirowania.
Kilka firm specjalizuje się w telekonferencjach biznesowych. Mogą instalować i utrzymywać używaną technologię, w tym bezpieczną technologię dla osób, które muszą mieć możliwość prowadzenia poufnych i chronionych konferencji. W innych przypadkach pracownicy działu informatycznego firmy mogą być w stanie opracować system, który będzie odpowiadał indywidualnym potrzebom. Wiele komputerów jest teraz wyposażonych w podstawowe narzędzia do telekonferencji, których ludzie mogą używać do rozmów audio i wideo oraz konferencji. Ludzie mogą również prowadzić telekonferencje online w zabezpieczonych pokojach rozmów i podobnych środowiskach, co daje również możliwość przesyłania plików i wymiany łączy do lokalizacji w Internecie lub na zabezpieczonych serwerach, na których przechowywane są dane.