Aby nadążyć za ciągle zmieniającym się miejscem pracy, pracownicy administracyjni mają szeroki zakres obowiązków. Ci pracownicy biurowi mogą specjalizować się w wielu dziedzinach, od zawodów prawniczych, medycznych i edukacyjnych po dziedziny rządowe lub technologiczne. Umiejętności administracyjne będą się różnić w różnych branżach, a także w różnych lokalizacjach geograficznych.
Chociaż nie zawsze jest to wymagane, wielu specjalistów administracyjnych posiada certyfikaty lub stopnie naukowe w dziedzinie biznesu, administracji, technologii systemów biurowych lub powiązanych programów. Wszystkie te stanowiska będą na ogół wymagały co najmniej dyplomu ukończenia szkoły średniej po wejściu. Ponadto często pomocne jest posiadanie doświadczenia lub wykształcenia w określonej dziedzinie. Na przykład osoby pracujące w środowisku prawnym mogą uznać za korzystne posiadanie umiejętności administracyjnych związanych ze studiami paralegalnymi.
Specjalistom biurowym w branżach technologicznych przydatne może być posiadanie dodatkowych umiejętności matematycznych, naukowych lub komputerowych. Większość stanowisk rządowych wymaga również zdania egzaminu ze służby cywilnej. Kształcenie ustawiczne, warsztaty i organizacje zawodowe to inne doskonałe sposoby zdobywania dalszej wiedzy i umiejętności administracyjnych.
Chociaż ich obowiązki mogą się różnić w zależności od dziedziny i miejsca, większość pracowników biurowych nadal będzie miała podobny zestaw umiejętności. Jednym z nich jest posiadanie silnych umiejętności organizacyjnych. Specjaliści administracyjni muszą posiadać umiejętność wielozadaniowości i wykorzystywania umiejętności zarządzania czasem. Pracownicy administracyjni znani są z tego, że oprócz dotrzymywania terminów żonglują wieloma zadaniami i klientami. Specjaliści ci muszą nie tylko zapewniać ogólne procedury biurowe, ale także personel pomocniczy; wykonywać harmonogramy; obsługiwać zakupy; szkolić innych; i wchodzić w interakcje z klientami, dostawcami i opinią publiczną.
Ponadto umiejętności administracyjne pracowników biurowych muszą obejmować wyjątkową komunikację, zarówno pisemną, jak i ustną. Nie tylko odpowiadają za szybką, sprawną obsługę wszystkich połączeń, ale także muszą regularnie sprawdzać pocztę głosową i wiadomości e-mail, przekierowując je do odpowiednich stron. Dobre umiejętności pisania, badania i gramatyki są również ważne dla prawidłowego prowadzenia korespondencji pisemnej w biurze i poza nim. Specjaliści administracyjni są zasadniczo kołem ratunkowym biura.
Znajomość podstawowych wytycznych dotyczących etykiety biznesowej i praktykowanie dyskrecji w przypadku wrażliwych treści i materiałów to dodatkowe umiejętności administracyjne niezbędne w środowisku biurowym. Innym ważnym aspektem pracy są umiejętności technologiczne. Specjaliści biurowi muszą mieć duże umiejętności obsługi komputera i klawiatury. Muszą również być informowani o zmianach technologicznych w różnych systemach oprogramowania, takich jak edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne i bazy danych, a także utrzymywać odpowiednie umiejętności internetowe. Niezbędne jest również zarządzanie rekordami.
Prowadzenie ewidencji obejmuje procedury składania wniosków, które obejmują zarówno składanie dokumentów drogą elektroniczną, jak i odręczną. Wśród tego wszystkiego, pracownicy administracyjni są często zobowiązani do utrzymywania formalności i zaopatrzenia, a także do dystrybucji poczty i paczek. Ponadto sprzęt w biurze, taki jak faksy, kopiarki i drukarki, musi być sprawdzany i konserwowany przez cały dzień. Umiejętności administracyjne wymagają kształcenia i szkolenia przez całe życie, aby nadążać za zmieniającymi się technologiami i wymaganiami światowymi.