W świecie pracy do spełnienia jest wiele ważnych ról, w tym urzędnika administracyjnego. W wielu organizacjach z sektora publicznego i prywatnego liczba miejsc pracy urzędników administracyjnych jest obfita, ponieważ zawsze potrzebni są wykwalifikowani specjaliści do nadzorowania ważnych funkcji operacyjnych i administracyjnych. Funkcjonariusze administracyjni pomagają organizacjom działać sprawnie i organizować, aby sprostać wyzwaniom otoczenia biznesowego.
W wielu organizacjach stanowiska urzędnika administracyjnego obsadzają doświadczeni specjaliści administracyjni, którzy przez kilka lat zarządzali złożonymi funkcjami departamentów. Urzędnicy administracyjni służą jako główni doradcy innych członków personelu w ich konkretnym obszarze zainteresowań lub obowiązków. Wielokrotnie urzędnicy administracyjni są odpowiedzialni za podejmowanie decyzji, nadzorowanie ważnych projektów i kierowanie innymi pracownikami w celu osiągnięcia celów firmy.
Ogólnie rzecz biorąc, urzędnicy administracyjni — czasami określani jako kierownicy biur, szefowie działów lub asystenci administracyjni — pracują w połączeniu z kierownictwem wykonawczym organizacji, którym służą. Rolą urzędników administracyjnych jest wspieranie ogólnych celów firmy poprzez przejęcie części odpowiedzialności. Nadrzędnym celem urzędnika administracyjnego jest zarządzanie obowiązkami biurowymi i wydziałowymi w sposób zorganizowany i terminowy.
Stanowiska urzędnika administracyjnego istnieją w różnych organizacjach i rutynowo zajmują się wieloma zadaniami. Asystenci administracyjni wspierają kierowników działów lub regionalnych w działach sprzedaży, obsługi klienta lub finansów. Kierownicy biur odpowiadają za środowisko biurowe i ogólne funkcje związane z prowadzeniem ruchliwego biura. Inni urzędnicy administracyjni zajmują się złożonym zarządzaniem finansami i dokumentacją klientów i mogą być określani mianem kierowników ds. księgowości lub zapewnienia jakości.
Aby zostać urzędnikiem administracyjnym, zazwyczaj wymagane jest posiadanie co najmniej dyplomu ukończenia szkoły średniej i niektórych zajęć w college’u. Posiadanie silnej komunikacji i umiejętności interpersonalnych to cechy odnoszącego sukcesy pracownika administracyjnego. Ponadto posiadanie doświadczenia w funkcjach biurowych i praktykach biznesowych jest kluczem do zarządzania stanowiskami urzędnika administracyjnego. Umiejętność wielozadaniowości i organizacji, a także mądre wykorzystanie czasu i obsługa kilku projektów naraz to kluczowe umiejętności pracownika administracji.
Na szczęście istnieje wiele możliwości pracy na stanowiskach administracyjnych w większości branż, w tym w firmach prywatnych, agencjach rządowych, organizacjach non-profit i podmiotach publicznych. Ponieważ zawsze istnieje potrzeba wysokiej jakości pracowników biurowych do wykonywania różnych obowiązków administracyjnych w celu usprawnienia wysiłków organizacyjnych, istnieje wiele zadań administracyjnych na poziomie podstawowym. Wybór pracy na stanowisku urzędnika administracyjnego wymaga zaangażowania w misję organizacji oraz solidnej etyki pracy i silnego poczucia osobistej odpowiedzialności za jakość wykonywanej pracy.