Asystent biurowy to niejasny termin, który może opisywać wiele różnych rodzajów prac wykonywanych w biurze. Czasami może być używany jako synonim słów takich jak asystent administracyjny lub może odnosić się do personelu pomocniczego biura, który pomaga w pracy asystentów administracyjnych, asystentów wykonawczych lub sekretarek. Przeciętny asystent biurowy może wykonywać różne prace w środowisku biurowym i na ogół potrzebuje podstawowych umiejętności biurowych do pracy.
Asystent biurowy tego ostatniego typu może wykonywać jedną z następujących prac:
Odbierz telefony
Archiwizuj i organizuj informacje
Odbieraj wiadomości
Biegać na posyłki
Rodzaj
Czy wprowadzanie danych lub przetwarzanie tekstu
Praca wspierająca innych pracowników biurowych
Obsługuj sprzęt biurowy, taki jak kopiarki lub faksy
Używaj określonych programów, takich jak Microsoft Word, Excel lub Access
Zapewnij obsługę klienta
Pomoc w księgowości biurowej
Bardziej zaawansowani asystenci biurowi mogliby być odpowiedzialni za prowadzenie biura, bezpośrednio wspierając kadrę kierowniczą oraz nadzorować pozostałych pracowników biurowych. Zazwyczaj, gdy wsparcie dla kadry kierowniczej lub pracowników wysokiego szczebla jest bardziej bezpośrednie, asystenta biurowego można nazwać asystentem administracyjnym lub wykonawczym. Jeśli asystent biura nadzoruje innych pracowników, może być nazywany kierownikiem biura.
Często asystenci biurowi muszą być pracownikami „wszystkich zawodów”. Muszą mieć dobrą umiejętność pisania na klawiaturze, być chętnym do przyjmowania zleceń od innych pracowników, być gotowi do pracy na różnych stanowiskach i mieć przynajmniej początkową znajomość typowego oprogramowania biurowego. Praca może różnić się z dnia na dzień i może zależeć od bieżących potrzeb biura. Być może jednego dnia wprowadzasz dane, następnego składasz, a innego dnia wysyłasz faksem lub pocztą materiały promocyjne. Czasami, jeśli biuro jest oparte na obsłudze klienta, stopień, w jakim jesteś zajęty, może zależeć od ruchu klientów.
Asystent biurowy może ukończyć programy certyfikacyjne w szkołach zawodowych lub college’ach społecznościowych. Inni mają maturę, a niewielu nawet tego nie ma. Główne umiejętności, które są poszukiwane, to umiejętność szybkiego i dokładnego pisania, dobre maniery telefoniczne, dobre umiejętności obsługi ludzi i wykazana umiejętność zorganizowania się. Inne firmy chcą mieć pewność, że możesz pracować z oprogramowaniem biurowym, a niektóre firmy wymagają przeprowadzenia testów takiego oprogramowania w celu wykazania możliwości.
Kiedy asystenci biurowi są naprawdę bezpośrednimi asystentami profesjonalistów, ich praca może być bardziej skoncentrowana. Zasadniczo wykonają wszelkie zadania biurowe, aby profesjonalista nie musiał tego robić. Asystenci administracyjni i wykonawczy mają zwykle większe doświadczenie z oprogramowaniem biurowym i często działają jako pośrednicy dla klientów i ich kadry kierowniczej. Mogą zarządzać biurami i zatrudniać asystentów biurowych i przeciwpożarowych, którzy mogą pomagać im w pracy we wspieraniu profesjonalisty.
Ponieważ termin ten może oznaczać tak wiele rzeczy, zakres wynagrodzenia może być również zmienny. Asystent biurowy o minimalnych umiejętnościach biurowych może zarobić niewiele ponad płacę minimalną. Asystenci administracyjni mogą żądać wyższej pensji, ze średnią pensją w granicach 30,000 XNUMX dolarów amerykańskich (USD). Wielu zarabia znacznie więcej, w zależności od ich doświadczenia i obowiązków zawodowych.