Audytor zewnętrzny to specjalista będący stroną trzecią, który dokonuje niezależnego przeglądu dokumentacji finansowej organizacji. Na ogół podlegając komitetowi audytu składającemu się z kierownictwa firmy, ocenia dokumentację księgową, płacową i zakupową, a także wszystko związane z inwestycjami finansowymi i pożyczkami, wyszukując wszelkie błędy lub oszustwa. Następnie przekazuje dokładny, bezstronny raport o sytuacji finansowej firmy kierownictwu lub osobom odpowiedzialnym za etykę korporacyjną. Audytorzy zewnętrzni i wewnętrzni zazwyczaj wykonują podobną pracę, chociaż przegląd wewnętrzny jest na ogół bardziej skoncentrowany na procedurach zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej.
Audytorzy wewnętrzni a audytorzy zewnętrzni
Niezależny specjalista ds. finansów wykonuje pracę na rzecz organizacji, ale nie jest w niej zatrudniony. Z kolei audytor wewnętrzny pracuje dla organizacji, którą ocenia. Obie strony świadczą podobne usługi, w tym ocenę sprawozdań finansowych, operacji gospodarczych, zgodności z przepisami regionalnymi oraz opiniowanie skuteczności i wykrywanie nadużyć. Egzaminatorzy wewnętrzni mają na ogół przewagę, jeśli chodzi o zrozumienie specyfiki branży lub firmy, ale znajomość audytowanych osób może wpływać na ich ocenę.
Zalety i wady korzystania z usług audytorów zewnętrznych
Audytor zewnętrzny nie nawiązał relacji w organizacji, którą ocenia, co pomaga mu uniknąć stronniczości. Istnieją surowe wymagania w tym zakresie: audytorzy zewnętrzni na ogół nie mogą być przyjacielem ani krewnym żadnego właściciela, kierownika ani pracownika. Osoby dokonujące przeglądu spółek notowanych na giełdzie nie mogą posiadać w nich akcji ani udziałów kapitałowych w żadnej z ich spółek zależnych lub udziałów.
Chociaż audytor zewnętrzny może specjalizować się w określonej dziedzinie biznesu, często przed przeprowadzeniem audytu musi poznać tajniki konkretnej branży. Chociaż może to być wadą, oznacza to również, że jest mało prawdopodobne, aby przyszedł do pracy z jakimikolwiek ustalonymi pomysłami na to, jak należy to zrobić. Może to ułatwić mu rozpoznawanie problemów.
Wybór audytora
Organizacja może polegać na audytorze wewnętrznym lub zewnętrznym lub korzystać z kombinacji obu usług, w zależności od swoich potrzeb i przepisów prawa. W Stanach Zjednoczonych ustawa o papierach wartościowych i giełdzie z 1934 r. wymaga, aby spółki notowane na giełdzie zatrudniały osoby z zewnątrz. Wybrany przez komisję specjalista musi dopilnować, aby sprawozdania finansowe dokładnie przedstawiały wyniki finansowe firmy, ponieważ inwestorzy publiczni często polegają na tych informacjach przy zakupie akcji. Prywatne firmy mogą, ale nie muszą, korzystać z usług zewnętrznego profesjonalisty, ale kiedy to robią, zwykle tylko w sytuacjach, w których jest to wymagane przez prawo lub z powodu ważnego wydarzenia, takiego jak fuzja.
W niektórych przypadkach usługi osoby trzeciej są wymagane przez agencję regulacyjną lub udziałowców, którzy uważają, że roszczenia finansowe firmy są wątpliwe. Jeżeli audytor znajdzie dowody na poparcie ich podejrzeń, zwykle jest zobowiązany do ich zgłoszenia. Firma zazwyczaj ma możliwość obrony swojej pozycji na piśmie lub ustnie.
Planowanie
Planowanie audytu to formalny proces, który audytor musi przeprowadzić przed rozpoczęciem faktycznego badania. Najpierw musi udowodnić, że posiada praktyczną wiedzę na temat biznesu i jego działalności. Następnie musi zidentyfikować ryzyka związane z błędnym raportowaniem sprawozdań finansowych dla tego konkretnego podmiotu, a następnie opracować podejście oparte na wynikach dwóch poprzednich kroków. Cały proces przeglądu może trwać od tygodni do miesięcy, w zależności od takich rzeczy, jak wielkość organizacji i zgłaszane ryzyko.
Standardy audytu
W większości krajów istnieją organizacje, które ustalają standardy dla audytorów finansowych. Specjaliści zazwyczaj przestrzegają ogólnie przyjętych standardów audytu (GAAS), które potwierdzają ich wyszkolenie, niezależność i staranność. Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej (ISA), wydane przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych (IAASB), są również egzekwowane w wielu krajach, w tym we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. W Stanach Zjednoczonych Rada Nadzoru nad Rachunkowością Spółek Publicznych (PCAOB) nadzoruje branżę audytorską i wyznacza standardy.
Pomimo posiadania tych wytycznych, zdarzają się sytuacje, w których audytor musi polegać na własnym doświadczeniu, aby wyciągnąć pewne wnioski. Jest przeszkolony, aby kwestionować prawdę napotkanego materiału, znajdować błędy i oszustwa oraz identyfikować obszary, które wymagają poprawy. Na przykład może zauważyć, że firma może być bardziej wydajna pod względem księgowości, kontroli wewnętrznych lub nawyków związanych z wydatkami. Może zaproponować rozwiązania, takie jak zmniejszenie kosztów ogólnych poprzez redukcję personelu lub lepszą kontrolę zapasów.
Nieprawidłowości
Bardziej problematyczne są nieprawidłowości, które są przeinaczeniami lub kłamstwami klienta. Mogą się one zdarzyć na wiele sposobów, w tym, gdy firma manipuluje wynikami finansowymi. Może to wprowadzać inwestorów w błąd i może zmusić firmę do przyznania się do wykroczenia, ponownego obliczenia przeszłych zysków i opóźnienia ujawnienia przyszłych wyników finansowych, jeśli zostaną odkryte. Inny rodzaj nieprawidłowości wiąże się z klasyfikacją przypisaną do stanowisk w firmie, co wpływa na sposób wynagradzania pracowników.
Aby wykryć nieprawidłowości i uniknąć przeoczeń, niezależni recenzenci podczas planowania tworzą testy w celu zlokalizowania błędów lub oszustw. Im wyższe ryzyko błędów w sprawozdawczości finansowej, tym większa głębokość testu i tym mniej zewnętrzny partner będzie polegał na oficjalnych danych firmy dotyczących dokładności.
Ustalenia
Po zakończeniu pracy audytor zewnętrzny przedstawi swoje ustalenia kierownictwu lub zarządowi firmy. Jego sprawozdanie zwykle obejmuje stan zobowiązań i należności, a także opinię na temat systemów ewidencji i kondycji finansowej firmy. Oczekuje się, że jego komentarze na te tematy będą konstruktywne i będą zawierać zalecenia dotyczące ulepszeń.
Ustalenia audytora silnie wpływają na reputację firmy. Mogą wystąpić poważne konsekwencje, jeśli jego wnioski dotyczące aktywów, długów, zobowiązań podatkowych i płatności nie będą zgodne z wnioskami firmy. W Stanach Zjednoczonych audytor musi przyznać klientowi ocenę od „bez zastrzeżeń”, co oznacza akceptację, do „niekorzystnej”, co sugeruje, że firma fałszywie przedstawia swoje wyniki finansowe. Oceny te często mają wpływ na to, czy firma może utrzymać się na rynku.
Kwalifikacje
Większość stanowisk w tej dziedzinie wymaga od kandydata posiadania dyplomu biegłego rewidenta (CPA), co w USA wskazuje, że zdał Uniform CPA Examination i jest licencjonowanym specjalistą. W innych krajach tę pracę wykonuje dyplomowany księgowy. Doświadczenie w audycie, analizie finansowej lub administracji biznesowej jest również cenne dla każdego, kto planuje zająć się tą dziedziną.