Jak wskazuje termin, dostawca zapewniania jakości (QA) to osoba, która upewnia się, że dany produkt spełnia standardy określone w branży, zanim zostanie zapakowany, wysłany, sprzedany lub zaakceptowany przez stronę otrzymującą. Fizycznie sprawdzają produkty i przeprowadzają na nich testy branżowe, aby dowiedzieć się, czy spełnia przyjęte standardy jakości. Te wytyczne dotyczące jakości są ustalane dla każdego produktu i branży, więc jeśli nie zostaną spełnione, produkt zostanie odesłany do producenta, a nawet wycofany, jeśli okaże się, że stanowi zagrożenie dla społeczeństwa.
Ogólnie rzecz biorąc, produkt jest testowany pod kątem zgodności w celu spełnienia lub przekroczenia minimalnych standardów jakości. Nie należy zatem zakładać, że tylko dlatego, że produkt przechodzi kontrolę jakości, jest to produkt wysokiej jakości. Znaczenie słowa jakość używanego w codziennej rozmowie różni się od jego użycia w przemyśle wytwórczym. Jakość w codziennym użytkowaniu oznacza doskonałość lub wyższość, podczas gdy w produkcji oznacza zadowalającą zgodnie z minimalnymi standardami, które zostały określone i zaakceptowane przez dostawcę zapewnienia jakości.
Produkty mogą być kontrolowane i testowane jeszcze przed całkowitym ukończeniem lub wyprodukowaniem. Sposób, w jaki to robią, polega na monitorowaniu procesów zachodzących w trakcie produkcji lub produkcji oraz sprawdzaniu jakości surowców i mniejszych komponentów, które wchodzą w skład produktu końcowego. Jest to szczególnie konieczne w sytuacjach masowej produkcji, ponieważ sprawdzenie każdego elementu na linii montażowej może nie być wykonalne. Łatwiejsze i bardziej efektywne czasowo jest przeprowadzenie kontroli wyrywkowej, która pomoże zapewnić zgodność z wymaganymi standardami jakości.
Dostawca zapewniania jakości przechodzi szkolenie w zakresie systematycznego monitorowania i oceny różnych procesów związanych z produkcją i jej wieloma aspektami. Pole to określane jest jako zapewnienie jakości. Jest niezbędnym składnikiem wszystkich branż produkcyjnych. Jednak dostawca QA może również monitorować jakość usług zamiast produktów. Zwyczajowo przedsiębiorstwa zajmujące się konsultingiem, bankowością, handlem detalicznym i tworzeniem oprogramowania komputerowego, by wymienić tylko kilka, poddają się okresowemu monitoringowi zapewniania jakości. Sposób, w jaki to się robi, polega na obserwowaniu procesów, przeprowadzaniu wywiadów i obserwowaniu wzorców zachowań, które albo przyczyniają się do osiągania pożądanej jakości, albo je pomniejszają. Nawet usługi, które zwykle nie wchodzą w zakres działalności, mogą być monitorowane w celu zapewnienia jakości. Doskonałym przykładem są usługi edukacyjne w sektorze publicznym.
Niezbędne jest to, że szkolenie i kwalifikacje dostawcy zapewniania jakości będą się znacznie różnić w zależności od produktu lub usługi, które będą monitorować, sprawdzać lub testować. Opis stanowiska dostawcy zapewniania jakości dla osoby, która będzie pracować z produktami w branży produkcyjnej, będzie radykalnie różnić się od opisu osoby, która będzie obserwować i monitorować usługi, takie jak prace projektowe lub usługi tłumaczeniowe. Zazwyczaj wyższy poziom edukacji i szkoleń będzie wymagany w przypadku dostawcy zapewniania jakości zaangażowanego w ocenę usług.