Kierownik administracyjny nadzoruje operacje wsparcia firmy lub organizacji. Znany również jako kierownik biura, jest to osoba, która zapewnia sprawne działanie działu lub firmy. Ktoś na tym stanowisku może zapewnić wsparcie menedżerskie określonemu działowi lub wydziałowi, albo całej firmie. Może też nadzorować inny personel biurowy w urzędzie. Najlepsi menedżerowie administracyjni są zorientowani na szczegóły, aby śledzić wszystkie codzienne operacje firmy, wraz z silnymi umiejętnościami analitycznymi i umiejętnością pracy z wieloma różnymi typami ludzi.
Zestaw umiejętności
Osoba pracująca na tym stanowisku musi być bardzo szczegółowa, co znajdzie odzwierciedlenie w jej raportach do przełożonych i jednoczesnym zarządzaniu wieloma harmonogramami. Osoby pełniące funkcję nadzorczą muszą być w stanie skutecznie kierować zespołami złożonymi z innych osób i podejmować właściwe decyzje, jeśli chodzi o ustalenie, czy dany kierunek działania jest zgodny z polityką firmy. Ponadto każdy, kto pracuje na tym stanowisku, musi być dobry w kontaktach z ludźmi, ponieważ prawdopodobnie będzie miał do czynienia zarówno z młodszymi pracownikami, jak i klientami. Musi również umieć analizować informacje i podejmować decyzje na podstawie swoich analiz, ponieważ menedżerowie administracyjni często muszą pomagać w opracowywaniu budżetów lub pisaniu raportów dotyczących wydajności pracowników.
Zadania i obowiązki
Każdego dnia kierownik administracyjny prawdopodobnie zajmowałby się ogólnymi zadaniami biurowymi, w tym korespondencją, archiwizacją, planowaniem i wprowadzaniem danych, ale w razie potrzeby pomagałby również w utrzymaniu obiektów i zasięgu telefonicznym. Jego umiejętności analityczne i organizacyjne będą odgrywać rolę we wdrażaniu, utrzymywaniu i zarządzaniu systemami operacyjnymi firmy. Obejmuje to takie czynności, jak zarządzanie budżetem na materiały biurowe, korzystanie z systemów baz danych i upewnianie się, że uszkodzony sprzęt biurowy jest naprawiany lub wymieniany. Czasami osoba na tym stanowisku koncentruje się na innej osobie w organizacji: na przykład może zarządzać harmonogramem i pocztą elektroniczną dyrektora.
Rola nadzorcza
Menedżerowie administracyjni pracujący w większych firmach mogą nadzorować zespół pracowników biurowych. W takim przypadku układa harmonogramy w biurze, przydziela zadania ludziom i dba o to, aby zostały wykonane prawidłowo. Kiedy pojawiają się specjalne projekty, kierownik administracyjny jest tym, który dzieli je na etapy i utrzymuje osoby pracujące nad projektem na właściwej drodze. Musi również przeprowadzać oceny personelu i zapewniać szkolenia lub podejmować działania dyscyplinarne wobec członków personelu, którzy nie wykonują właściwie.
Zasoby ludzkie i inne specjalizacje
W niektórych firmach kierownik administracyjny może również pełnić rolę kadry w różnych zadaniach związanych z pracownikami. Obejmuje to sporządzanie umów, przetwarzanie listy płac oraz rekrutację i szkolenie pracowników. W organizacjach z kilkoma kierownikami administracyjnymi każdy z nich jest generalnie odpowiedzialny za określony obszar lub specjalizację. Na przykład biuro wykonawcze może zatrudnić jednego menedżera do śledzenia wszystkich harmonogramów wyższego szczebla, innego do nadzorowania listy płac, a innego do nadzorowania codziennej pracy w dziale IT.