Kierownik zakupów to rodzaj menedżera odpowiedzialnego za grupę zakupową. W ramach swojej pracy nadzorcy ds. zakupów wspierają operacje biznesowe poprzez przeglądanie zapotrzebowań na zakup, zatwierdzanie odchyleń cen zakupu oraz kontrolę nadwyżek i przestarzałych kosztów. Jeśli kierownik ds. zakupów jest zatrudniony w zakładzie produkcyjnym, będzie on również odpowiedzialny za współpracę z kierownictwem programu i planistami produkcji w celu określenia, kiedy materiały będą dostępne do operacji wytwarzania produktów.
Zapotrzebowania na zakup to prośby o zakup produktów w celu obsługi zamówień klientów. Opiekun ds. zakupów przegląda zapotrzebowania na zakup i określa, co należy zamówić. Faktyczne wprowadzanie zamówień jest dokonywane przez kupujących, którzy pracują dla opiekuna zakupów. Zazwyczaj te zapotrzebowania na zakup stanowią dane wyjściowe systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Przed upoważnieniem nabywców do składania zamówień u dostawców, kierownik ds. zakupów spotka się z członkami kadry zarządzającej, aby potwierdzić, że zapotrzebowanie na zamówienia klientów i wydajność fabryki są wystarczające do obsługi tych zamówień.
Odchylenia ceny zakupu (PPV) są wynikiem notowanej ceny jednostkowej, która jest wyższa niż standardowa cena jednostkowa załadowana do systemu ERP. Niekorzystny PPV może potencjalnie spowodować, że firma osiągnie mniejsze zyski, dlatego nadzorca zakupów musi przejrzeć wszelkie niekorzystne PPV w celu ustalenia przyczyny. Jeśli przyczyną są problemy wywołane przez klienta, takie jak żądania dotyczące czasu realizacji lub mniejsze wymagane ilości niż pierwotnie podane, kierownik ds. zakupów złoży wniosek do kierownika programu o odzyskanie PPV od klienta. Jeśli przyczyna jest związana z błędem kupującego lub innymi problemami, które nie są spowodowane przez klienta, kierownik ds. zakupów przeprowadzi analizę przyczyn źródłowych i zapewni dodatkowe szkolenia lub aktualizacje procesów w razie potrzeby, aby zapobiec występowaniu problemu w przyszłości.
Menedżerowie ds. zakupów są również odpowiedzialni za kontrolę nadwyżek i przestarzałych kosztów. Nadmiar to ilość materiału będącego w posiadaniu firmy, która jest większa niż zapotrzebowanie dostarczone przez jej klienta. Przestarzały odnosi się do każdego materiału, który ma zerowe zapotrzebowanie, a więc nie ma zastosowania. Kierownicy ds. zakupów okresowo sprawdzają szczegółowe informacje dotyczące materiałów od ręki i na zamówienie, aby upewnić się, że nie będzie materiałów opuszczonych.
W przypadku, gdy zmiana popytu ze strony klienta spowoduje nadwyżkę materiału, kierownik ds. zakupów będzie współpracował z nabywcami i spróbuje zwrócić nadwyżkę pierwotnemu dostawcy. Po przeprowadzeniu tej należytej staranności wszelkie materiały, które nadal pozostają na swoim miejscu, są zwykle zgłaszane klientowi z nadmiernym roszczeniem o zapłatę. Przestarzały materiał jest często spowodowany zmianą inżynieryjną, która mogła spowodować usunięcie określonego komponentu z wykazu materiałów. Dział zakupów spróbuje zwrócić części lub znaleźć inny sposób ich wykorzystania. Jeśli się nie powiedzie, klientowi zostanie zgłoszona przestarzała reklamacja.