Kierownik działu zakupów nadzoruje wszystkie aspekty działań zakupowych swojej firmy. Zwykle zapewnia ostateczną zgodę na to, co każdy dział kupuje, aby utrzymać codzienne operacje. Może to obejmować przejęcia tak małe, jak spinacze do papieru, aż po zakupy dużych dóbr inwestycyjnych, takich jak pojazdy, ciężki sprzęt oraz maszyny i narzędzia produkcyjne. Żądania zaopatrzenia regularnie obejmują również zakupy niematerialne, takie jak umowy z dostawcami i usługami. Koszty operacyjne, wraz z kosztami konserwacji i napraw, również często wymagają autoryzacji tej osoby.
Rozważając wnioski o zakup, kierownik działu zakupów musi na ogół wziąć pod uwagę różne czynniki. Poza prostymi ograniczeniami budżetowymi, musi wziąć pod uwagę przeszłe wyniki działu oraz to, czy właściwie i wydajnie wykorzystał zatwierdzone środki. Zazwyczaj musi przeanalizować potrzeby, a nie pragnienia i rozważyć długoterminowe reperkusje swoich decyzji o zatwierdzeniu lub odrzuceniu próśb o zakup. Ilekroć dochodzi do odmowy finansowania, kierownik działu zamówień jest zwykle zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji.
Biorąc pod uwagę zawiłości wielu wniosków, kierowanie zakupami często wymaga umiejętności dokładnej interpretacji umów i określania ich długoterminowych lub mniej oczywistych skutków. Bardzo pomocna może być solidna znajomość prawa umów, a także znajomość reputacji zaangażowanych firm i podmiotów. Osoba na tym stanowisku bierze pod uwagę fakty, a także bardziej niejednoznaczne implikacje przy podejmowaniu decyzji finansowych.
W zależności od charakteru działalności, osoba na tym stanowisku może być zmuszona do rozważenia wielu czynników wniosku o udzielenie zamówienia. Kwestie te mogą obejmować przegląd różnych gatunków i typów żądanych materiałów w celu określenia, które opcje są najbardziej opłacalne bez uszczerbku dla jakości. Częścią zadania może być również analiza trendów cenowych, które mogą wpływać na terminy zakupów, a także przegląd krajowych i regionalnych polityk i procedur, które mogą wpływać na decyzje dotyczące zamówień.
Jeżeli kierownik ds. zakupów pracuje dla firmy posiadającej wiele oddziałów lub spółek zależnych działających pod wspólną władzą korporacyjną, konieczne mogą być zakupy hurtowe lub spółdzielcze. Wymagałoby to od kierownika działu zaopatrzenia narady z kierownikami działów w celu ustalenia, czy bardzo duży zakup towarów lub usług byłby opłacalny. Może również komunikować się z kluczowym personelem w sprawie alternatywnych zakupów, które mogą zaoszczędzić pieniądze. Opcje te mogą obejmować wykorzystanie materiałów pochodzących z recyklingu lub alternatywnych źródeł energii, które mogą przynieść oszczędności w postaci odpisów podatkowych lub rabatów, które równoważą początkowo wyższe koszty zakupu.
Wymagania dotyczące kierownika działu zakupów różnią się w zależności od firmy. Ogólnie pomocne jest przygotowanie i wykształcenie wyższe w zakresie rachunkowości, a także doskonała znajomość metod księgowania zakupów. Na ogół nie jest wymagane żadne inne specjalistyczne szkolenie ani edukacja. Najważniejszą kwestią jest weryfikowalne doświadczenie w zakupach uznaniowych, które świadczy o dobrej ocenie sytuacji i odpowiedzialności podatkowej.