Jednym z obowiązków kierownika rezerwacji jest nadzorowanie współpracowników, którzy zajmują się rezerwacją pokoi hotelowych, centrów konferencyjnych czy restauracji, żeby wymienić tylko kilka. Może również koordynować współpracę z dostawcami usług turystycznych, aby oferować zniżki lub inne zachęty. Ten specjalista może również monitorować trendy w obłożeniu hoteli lub kurortów w celu prognozowania przyszłej sprzedaży dla tych firm.
Osoba ta jest często odpowiedzialna za rozmowy kwalifikacyjne i zatrudnianie personelu, który dokonuje rezerwacji hoteli, kempingów, domków letniskowych lub innych rodzajów zakwaterowania. Mógł również być odpowiedzialny za zabezpieczanie stołów w eleganckich restauracjach, szczególnie w niektórych ruchliwych porach lub świętach. Dużo czasu można spędzić na rozmowach telefonicznych z klientami, ale może też komunikować się z klientami online lub osobiście.
Gdy gość jest niezadowolony z jego usług, może poprosić o rozmowę z kierownikiem rezerwacji. Osoba ta jest zwykle upoważniona do obniżenia opłat lub uaktualnienia usługi w celu utrzymania zadowolenia klienta. Ten profesjonalista może być również odpowiedzialny za zwrot depozytów, jeśli klient zechce zmienić swoje plany z powodu niezadowalających warunków.
Dużą część czasu menedżera można by poświęcić na spotkania z biurami podróży w celu wygenerowania biznesu. Osoba na tym stanowisku może również zaoferować dyrektorom biznesowym specjalny pakiet w zamian za zarezerwowanie konferencji lub seminarium w określonej lokalizacji. Może to w wielu przypadkach obejmować korzystanie ze sprzętu audiowizualnego, pokoje ze zniżką i bezpłatne posiłki.
Menedżer ds. rezerwacji jest zazwyczaj w stanie przewidzieć przyszłe poziomy obłożenia hoteli lub innych rodzajów zakwaterowania. Informacje te mogą być przydatne dla personelu działu zasobów ludzkich, ponieważ mogą oni lepiej zaplanować liczbę pracowników potrzebnych do obsługi tego wolumenu. Może również dać kierownictwu hoteli wyobrażenie o tym, kiedy mogą chcieć zaoferować specjalne pakiety, aby zachęcić klientów do pozostania w obiekcie.
Dyplom licencjata w zakresie podróży lub turystyki jest ogólnie preferowany dla osób poszukujących stanowiska kierownika rezerwacji. Wcześniejsze doświadczenie w recepcji hotelu lub w biurze podróży może zastąpić tę edukację. Zwykle wymagane jest również miłe usposobienie i chęć do pracy przez długie godziny.
Menedżer rezerwacji odgrywa ważną rolę w uczynieniu wakacji przyjemnym i wygodnym dla wielu podróżnych. Pracownicy ci mają okazję poznać ludzi różnych narodowości i środowisk. Może to oznaczać, że ta pozycja może być dobrym wyborem dla kariery dla osób, które dobrze współpracują z różnymi osobami.