Koordynator ofert jest krytyczną pozycją w wielu firmach handlowych. Obowiązki obejmują zbieranie danych od różnych kontrybutorów z wielu działów lub obszarów funkcjonalnych, formatowanie ofert zgodnie z wymaganiami składania wniosków, śledzenie terminów i monitorowanie statusu złożonych propozycji. Koordynator propozycji może być dedykowany do pracy w dużej firmie lub, w mniejszej firmie, może pełnić dodatkowe funkcje. Koordynator jest często członkiem zespołu sprzedażowego, ale może też być częścią działów marketingu lub rozwoju biznesu.
Każda firma, która coś sprzedaje, czy to produkt, czy usługę, będzie musiała pisać oferty. Może to być odpowiedzią na prośbę o wycenę lub może być po prostu proaktywną próbą zarobku. Niektóre propozycje są dość proste i zawierają tylko podstawowe informacje, takie jak lista elementów dostarczanych, warunki i ceny. Inne propozycje, szczególnie te dotyczące dużych, skomplikowanych prac, są dość długie i wymagają zgromadzenia wielu informacji.
Niezależnie od stopnia złożoności, każda propozycja musi zostać opracowana, zanim będzie mogła zostać zaprezentowana klientowi. Tu właśnie pojawia się koordynator wniosków. Jego zadaniem jest przeglądanie wymagań każdego wniosku i opracowanie dokumentu, który spełnia wszystkie te kryteria.
Jednym z podstawowych obowiązków koordynatora propozycji jest przygotowanie wyceny. Może to obejmować obliczanie cen produktów i usług, podatków, opłat za wysyłkę i nie tylko. W większości przypadków koordynator nie jest odpowiedzialny za generowanie cen lub określanie narzutów, ale raczej za uzyskanie informacji o cenach od odpowiedniej strony lub stron i umieszczenie ich w ofercie.
W niektórych propozycjach należy również umieścić inne rodzaje informacji. Na przykład, odpowiadając na zapytanie ofertowe, oferta musi zawierać wszystkie informacje określone w tym zapytaniu. Może to obejmować informacje o ratingach kredytowych, wykorzystaniu podwykonawców i referencjach. Oferty mogą również wymagać dołączenia dokumentacji uzupełniającej, takiej jak dowód ubezpieczenia, do odpowiedzi na ofertę. Koordynator propozycji będzie odpowiedzialny za zebranie wszystkich wymaganych danych z obszarów takich jak księgowość, zarządzanie ryzykiem, operacje i zakupy w celu opracowania dokumentu odpowiedzi na ofertę.
W wielu przypadkach koordynator wniosku jest odpowiedzialny za zarządzanie terminem składania wniosku. Może to obejmować przypominanie autorom, kiedy informacje są wymagane, oraz podejmowanie działań następczych w przypadku nieotrzymania informacji. Oznacza to również zapewnienie, że wnioski zostaną dostarczone w terminie. Niektórzy koordynatorzy wniosków śledzą również złożone wnioski oraz dokumentują, które zostały przyjęte i odrzucone.