Praca kierownika propozycji zazwyczaj obejmuje nadzorowanie procesu przygotowania i złożenia pisemnego planu świadczenia usług projektowych. Wiele obowiązków związanych z pracą kierownika wniosku obejmuje przeglądanie wymagań projektu, pisanie i tworzenie zespołu przygotowującego wniosek. W miarę postępu procesu zadania kierownika wniosku mogą również obejmować ułatwianie spotkań i przeglądów po złożeniu wniosku.
Zazwyczaj menedżerowie ofert mogą pracować w różnych sytuacjach, w których organizacje składają oferty na usługi do wynajęcia. Organizacje non-profit mogą potrzebować menedżerów ofert do składania ofert na kontrakty rządowe lub dotacje. Organizacje sektora prywatnego zazwyczaj zatrudniają kierowników ds. wniosków, aby również licytowali projekty dla rządu i innych prywatnych firm.
Osoba pełniąca tę rolę może przeprowadzić przegląd wymagań wniosku, koncentrując się na takich rzeczach, jak format, długość i szczegóły uzupełniające. Przegląd wymagań może pomóc w ustaleniu wykonalności realizacji wniosku. Zrozumienie wymagań dotyczących propozycji zwykle toruje kierownikowi propozycji drogę do zebrania zespołu niezbędnego do wykonania każdego zadania.
Generalnie propozycje są wypełniane w jednym z dwóch formatów, w zależności od kryteriów określonych przez wnioskodawcę propozycji projektu. Niektórzy wnioskodawcy mogą potrzebować szczegółowego dokumentu wyjaśniającego, w jaki sposób organizacja może wypełniać określone obowiązki związane z projektem. Inni mogą preferować krótką prezentację na wysokim poziomie, która podkreśla ważne aspekty i odpowiada na pytania dotyczące zdolności organizacji. Jeszcze inni mogą oczekiwać zarówno szczegółowego pisemnego dokumentu, jak i prezentacji na wysokim poziomie.
W obu przypadkach stanowiska kierownika propozycji są zazwyczaj odpowiedzialne za zapewnienie, że organizacja może spełnić wymagania związane z przedłożeniem planu. Wielokrotnie wymaga to zdefiniowania kamieni milowych propozycji w celu dotrzymania terminów składania wniosków. Kierownik ds. wniosków musi nie tylko podjąć taką decyzję, ale także zabezpieczyć potrzebne zasoby.
Zasoby do ukończenia projektu wniosku mogą obejmować zespół i zasoby finansowe. Zespół projektowy może składać się z pracowników, którym powierzono takie obowiązki, jak prowadzenie badań i pisanie wniosku. Zasoby finansowe często stanowią dla organizacji koszt wypełnienia zobowiązań projektowych.
Chociaż kierownik propozycji może delegować większość pracy, ostateczna odpowiedzialność za wynik spoczywa na nim. Zwykle wymaga to umiejętności przywódczych, aby zespół był na bieżąco z zadaniami, kamieniami milowymi i terminami. Może edytować materiały przesłane przez członków zespołu w celu poparcia wniosku, takie jak budżet finansowy i szczegóły na piśmie. Ponadto zazwyczaj nadzoruje codzienną aktywność, aby ustalić, czy jakieś zadania są opóźnione.
Praca związana ze stanowiskami kierownika ofert zwykle nie kończy się złożeniem wniosku. Jeśli wnioskodawca zaakceptuje ofertę organizacji, niektórzy menedżerowie propozycji mogą prowadzić sesje negocjacji umowy. Ponadto menedżerowie wniosków mogą również organizować spotkania informacyjne z pracownikami odpowiedzialnymi za wdrażanie wymagań projektu. Niezależnie od tego, czy oferta zostanie zaakceptowana, większość menedżerów ofert organizuje również spotkania przeglądowe po zakończeniu procesu, aby określić luki w wydajności.