Koordynator transportu to szeroko pojęta rola zawodowa, która może oznaczać wiele rzeczy w zależności od specyfiki i zakresu zatrudniającej firmy. Niektórzy koordynatorzy transportu będą skutecznymi kierownikami najwyższego szczebla ds. funkcji transportowych w firmie lub dziale, podczas gdy inni mogą być bardziej zaangażowani w codzienne operacje. Poszczególni pracodawcy, w tym zarówno firmy prywatne, jak i okręgi szkolne, lub inni pracodawcy rządowi, zatrudniają koordynatorów transportu, aby upewnić się, że konkretne projekty związane z klientem, pracownikiem lub transportem publicznym są skuteczne.
Niektórzy koordynatorzy transportu będą zajmować się głównie pracą urzędniczą. Specjaliści ci mogą monitorować dzienniki podróży kierowców zatrudnionych przez firmę lub śledzić rejestry serwisowe pojazdów. Mogą nadzorować zmiany w istniejącej strukturze transportu, takie jak dodanie wahadłowców w celu przepełnienia w określonej lokalizacji biznesowej. Niektóre osoby na tym stanowisku mogą nosić tytuł dyspozytora. Niektóre z tych osób mogą również zostać poproszone o pomoc w promowaniu nowych programów transportowych lub upewnienie się, że zmiany są wprowadzane w efektywny sposób.
W mniejszych firmach koordynator transportu może być aktywnie zaangażowany w zapewnianie transportu dla grupy docelowej, niezależnie od tego, czy jest to publiczność, czy określona grupa pracowników lub klientów firmy. Specjaliści ci mogą prowadzić duże pojazdy, obsługiwać flotę pojazdów służbowych lub w inny sposób pomagać w zarządzaniu codzienną logistyką transportu. Na innych stanowiskach koordynatorzy transportu mogą być pracownikami administracyjnymi, ale mogą być „na wezwanie”, aby zastąpić kierowcę, jeśli zaistnieje sytuacja awaryjna.
W przypadku okręgów szkolnych koordynatorzy transportu mogą ściśle współpracować z personelem kierowców autobusów szkolnych. Mogą analizować i sugerować zmiany tras autobusowych lub w inny sposób dostosowywać istniejący system transportu, aby był opłacalny i dobrze służył uczniom. Ci specjaliści mogą prowadzić krytyczne szkolenia z pierwszej pomocy lub inne programy szkoleniowe. Mogą odpowiadać za ogólną kontrolę jakości i wydajność wydziału transportu okręgu szkolnego, który zazwyczaj obejmuje wielu pracowników i pojazdy.
Ogólnie rzecz biorąc, koordynator transportu współpracuje z różnymi działami w celu realizacji celów projektów transportowych, które często pochodzą od kadry kierowniczej najwyższego szczebla. Koordynowanie transportu często wiąże się zarówno z szerszą analizą projektów, jak i szczegółową obserwacją codziennych zadań. Koordynator transportu zapewnia krytyczne oko, aby upewnić się, że cała logistyka i operacje pasują do większych celów firmy. Zwykle obejmuje to prowadzenie dokumentacji dotyczącej podejmowania decyzji wspomaganych oprogramowaniem, składania zeznań podatkowych i innych potrzeb. Na przykład koordynatorzy ci mogą określić ilościowo, obliczyć i przeanalizować koszty paliwa, przebieg lub inne aspekty transportu z firmą.