Kariera księgowego w szkole to taka, która wymaga znacznych umiejętności matematycznych i umiejętności kontrolowania finansów. Ponieważ księgowa szkolna jest odpowiedzialna za zarządzanie finansami szkoły, powinna być również bardzo zorganizowana. Chociaż dokładne obowiązki będą się różnić w zależności od szkoły, istnieje pięć wspólnych obowiązków zawodowych, które dzieli większość księgowych. Obejmują one prowadzenie dokumentacji finansowej szkoły, gromadzenie funduszy szkolnych, dokonywanie płatności, wykonywanie obowiązków biurowych i uczestniczenie w spotkaniach.
Być może najważniejszym obowiązkiem szkolnego księgowego jest śledzenie dokumentacji finansowej szkoły. Na przykład musi rejestrować pieniądze pochodzące ze zbiórek pieniędzy, gier sportowych, tańców i innych zajęć. Zwykle wdraża coś w rodzaju arkusza kalkulacyjnego, aby zapisać te informacje. Ponadto to od niej zależy, czy na koniec każdego miesiąca zbilansuje sprawozdania finansowe i czy wszystkie wydatki zostaną rozliczone. W związku z tym pominięcie danych może spowodować poważne problemy, dlatego szkolny księgowy musi zwracać uwagę na szczegóły.
Zbieranie funduszy szkolnych to kolejny istotny aspekt pracy. W większości przypadków jej zadaniem jest zbieranie pieniędzy otrzymanych z zajęć, takich jak gry i tańce. Zazwyczaj zbiera pieniądze z dowolnego wydziału szkolnego odpowiedzialnego za działalność. Następnie stworzy dokumentację zebranych środków na wypadek konieczności późniejszego przeglądu.
Po zebraniu środków, obowiązkiem księgowego szkoły jest również dokonanie niezbędnych płatności. Zazwyczaj pieniądze te będą wpłacane na konto bankowe założone przez szkołę. Księgowy będzie również zobowiązany do udokumentowania tych płatności w przypadku pojawienia się jakichkolwiek pytań. W rezultacie bardzo ważne jest, aby osoba na tym stanowisku była godna zaufania i była w stanie prowadzić dokładną dokumentację.
Oprócz obowiązków finansowych wielu księgowych jest odpowiedzialnych za wykonywanie innych obowiązków biurowych. Niektóre przykłady obejmują sporządzanie kopii, faksowanie dokumentów, odbieranie telefonów i sortowanie poczty. Podczas pracowitych dni szkolny księgowy może również pomóc sekretarce szkolnej w nadrobieniu zaległości. Chociaż te czynności zwykle nie są takie trudne, zapewniają płynne działanie instytucji.
Dodatkowo szkolny księgowy będzie musiał uczestniczyć w okresowych spotkaniach szkolnych. W tym czasie będzie kontaktować się z pracownikami innych działów i dzielić się najnowszymi odkryciami lub wszelkimi innymi istotnymi informacjami. Zwykle obejmuje to takie rzeczy, jak omawianie finansów szkoły, nadchodzących wydarzeń, rozwiązywanie problemów i znajdowanie rozwiązań. W ten sposób osoba na tym stanowisku pomaga utrzymać otwarty przepływ komunikacji między pracownikami, a ostatecznie optymalizuje funkcjonowanie szkoły.