Planista zjazdów to ktoś, kto specjalizuje się w planowaniu i organizowaniu zjazdów, od spotkań lekarzy po konwencje komiksowe. Planiści kongresów mogą pracować dla popularnych stron kongresowych, oferując pomoc osobom, które rezerwują te strony w celu organizacji kongresów. Mogą również pracować dla prywatnych firm, a niektórzy planiści kongresów specjalizują się w określonych typach kongresów, stając się osobą, do której mogą się udać osoby, które chcą, aby kongresy przebiegały sprawnie i przyciągały uczestników.
Zorganizowanie zjazdu wymaga dużego wysiłku. Oprócz zabezpieczenia miejsca, w którym ma się odbyć konwencja, planista konwencji zajmuje się również uzyskaniem ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, siły roboczej na konwencję oraz wszelkich specjalnych przedmiotów i wsparcia potrzebnego uczestnikom konwencji. Planiści kongresu mogą również rezerwować apartamenty w lokalnych hotelach, koordynować transport do iz głównych lotnisk oraz organizować zakwaterowanie dla zaproszonych prelegentów i osób honorowych na kongresie. Usługi planowania obejmują również organizowanie posiłków, uzyskiwanie pozwoleń, jeśli są one niezbędne na konwencie, organizowanie ochrony i dbanie o specjalne usługi, takie jak opieka dzienna dla uczestników konwencji.
Oprócz zajmowania się fizycznymi nakrętkami i śrubami konwentu, organizator konwentu zajmuje się również materiałami drukowanymi na konwencję, od znaków do kierowania ludzi po obiekcie po programy konwencji rozdawane osobom uczestniczącym w konwencji. Organizator konwencji organizuje i publikuje harmonogram, rezerwuje prelegentów i gości panelowych oraz przyjmuje rezerwacje od osób, które planują wziąć udział w konwencji. Systemy rezerwacji w tym systemy śledzenia płatności oraz systemy do generowania identyfikatorów. Organizator konwentu przygotowuje również torby z upominkami i inne materiały dla osób uczestniczących w konwencji.
Organizowanie zjazdów zazwyczaj obejmuje również komunikację marketingową i inną, która obejmuje korespondencję pocztową, strony internetowe, listy e-mailowe oraz rozmieszczenie tablic ogłoszeniowych dla uczestników, którzy chcą nawiązać kontakty przed zjazdem. Planista konwencji koordynuje również odbiór przedmiotów wysyłanych na konwencję, takich jak budki i stragany na piętrze sprzedaży, książki autorów przemawiających na konwencie i tak dalej. Zorganizowanie przestrzeni konwencji jest również kluczową częścią pracy, ponieważ planiści konwencji przypisują przestrzeń wystawienniczą, określają, które panele i wydarzenia powinny się udać, i upewniają się, że uczestnicy dotrą tam, gdzie muszą się udać.
Organizatorowi konwencji zwykle towarzyszy personel, któremu można delegować różne zadania, a personel jest obecny przez cały czas trwania konwencji, aby rozwiązywać pojawiające się problemy. Ten rodzaj pracy wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych i ludzkich, a także umiejętności żonglowania wieloma różnymi zadaniami na raz. Każdego dnia organizator kongresu może mieć do czynienia z prelegentem, który jest zirytowany zakwaterowaniem w hotelu, lokalną policją zaniepokojoną problemami z parkowaniem, sprzedawcami, którzy chcą zmienić miejsce na kongresie, oraz z wieloma innymi problemami.