Często trudno jest w pełni określić obowiązki przedstawiciela obsługi gości. Osoby te są często zobowiązane do robienia tego, co jest potrzebne dla gościa lub potencjalnego gościa, gdy jest to potrzebne. Czasami wiąże się to z działaniem w charakterze innych członków personelu. Obowiązki, do których prawdopodobnie się zaangażują, obejmują odpowiadanie na zapytania, rozpatrywanie reklamacji i pomoc klientom w procesach odprawy.
Osoba poszukująca tego typu pracy może znaleźć zatrudnienie u szerokiego grona pracodawców. Należą do nich kurorty, linie lotnicze i kasyna. Chociaż te stanowiska mogą być szeroko dostępne, obowiązki mogą być bardzo niespójne nawet w tej samej branży.
Na obowiązki przedstawiciela obsługi gości ma wpływ kilka czynników. Na początek branża, w której taka osoba jest zatrudniona, określi, czym się zajmuje. Inne rodzaje pracowników zatrudnionych przez firmę mogą wpływać na to, czy określone obowiązki spadają na tę osobę.
Pomimo wszystkich innych czynników, jednym z głównych obowiązków przedstawiciela działu obsługi gości jest ogólnie pozytywne postrzeganie firmy, w której jest zatrudniona, i pomaganie w utrzymaniu tego postrzegania. Goście obiektu i potencjalni goście często zapoznają się z osobą na tym stanowisku, zanim nawiążą kontakt z kimkolwiek innym związanym z placówką. W niektórych przypadkach tylko za pośrednictwem przedstawiciela obsługi gości ludzie zapoznają się z obiektem. Przed tym kontaktem osoba może mieć niewielkie lub żadne pojęcie o firmie, jej ofercie lub korzyściach płynących z zostania klientem.
Ponieważ od osoby na tym stanowisku często wymaga się robienia tego, co jest konieczne, aby zadowolić klienta, może ona działać w charakterze innych, nawet gdy stanowiska są obsadzone. Na przykład, chociaż firma może mieć sprzedawcę lub dział sprzedaży, często zdarza się, że przedstawiciel obsługi gości odgrywa pewną rolę w sprzedaży firmy. Może to polegać na przekonywaniu klientów, aby nie anulowali rezerwacji lub zachęcaniu osób, które zwracają się do nas, do skorzystania z usługi. Przedstawiciele często mają prawo oferować zachęty i zawierać umowy, które zachęcą ludzi do zostania klientami lub długoterminowymi patronami.
Przedstawiciel obsługi gości na ogół musi mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne. Ta praca zwykle wiąże się z dużą ilością interakcji z ludźmi. Niektóre można znaleźć w punktach pomocy lub w inny sposób wchodzić w interakcje z klientami firmy. Niektórzy jednak nie mają interaktywnych ról twarzą w twarz z klientami lub potencjalnymi klientami. Zamiast tego mogą komunikować się wyłącznie za pomocą telefonu lub poczty elektronicznej.
Inne wspólne obowiązki tego typu przedstawiciela obejmują pomoc ludziom w procesach odprawy i zapewnienie, że usługa, którą otrzymują, spełnia ich oczekiwania. Osoby te mogą być odpowiedzialne za zmianę rezerwacji lub zapewnienie odpowiedniej organizacji wydarzeń specjalnych. W niektórych przypadkach to przedstawiciel obsługi gości przechowuje pliki klientów, które służą zapewnieniu klientom doskonałej obsługi za każdym razem, gdy protekcjonują firmę.