Wysoki rangą sekretarz administracyjny jest zwykle przypisywany do dyrektora lub działu i może odpowiadać za pracowników niższego szczebla, takich jak recepcjonistki lub asystenci w niepełnym wymiarze godzin. Stanowisko to jest zazwyczaj bezpośrednim podwładnym działu lub osoby. Sekretarz administracyjny będzie musiał posługiwać się komputerem, posiadać umiejętności organizacyjne i ludzkie oraz być w stanie poradzić sobie ze spotkaniami, badaniami i organizacją podróży. Stanowisko to zazwyczaj wiąże się z wyższym wynagrodzeniem, zwłaszcza jeśli praca jest specjalistyczna.
Asystenci mogą wykonywać ogólne zadania, takie jak odpowiadanie na telefony firmy, korespondencja, archiwizacja i obsługa poczty, ale sekretarz administracyjny jest zwykle odpowiedzialny tylko za dział lub kierownictwo obsługiwane. Niektóre działy, które wykorzystują wyspecjalizowanych asystentów, to kadry, księgowość i prawo. Sekretarz może działać jako łącznik między departamentem lub kierownictwem a resztą biura, a także może zajmować się bezpośrednio klientami.
Wymagania dotyczące stanowiska sekretarza administracyjnego obejmują możliwość korzystania ze wszystkich technologii biurowych, takich jak komputery z różnym oprogramowaniem, a czasem także urządzenie do dyktowania. Obecnie wiele firm poszukuje kandydatów na dyplomy, ale zamiast tego można wziąć pod uwagę wcześniejsze doświadczenie, chyba że praca jest wysoce specjalistyczna. Na przykład sekretarze prawni będą potrzebować specjalnego szkolenia, aby pracować z dokumentami sądowymi. Sekretarki medyczne muszą znać rozliczenia i kodowanie oraz terminologię medyczną.
Sekretarze administracyjni są często proszeni o organizowanie spotkań i połączeń konferencyjnych między szefem, innymi dyrektorami i klientami oraz planowanie wydarzeń dla biura lub gości. Pomocna jest umiejętność wyszukiwania informacji online i utrzymywania kontaktów z dostawcami, podobnie jak doświadczenie w organizacji podróży. W obszarze zasobów ludzkich i księgowości zdolność do zachowania poufności jest ważna, gdy mamy do czynienia z prywatnymi aktami pracowniczymi i informacjami finansowymi.
Osoba na tym stanowisku może zostać poproszona o pomoc w szkoleniu i nadzorowaniu pracowników niższego szczebla. Ponieważ firmy coraz częściej łączą obowiązki, sekretarz administracyjny może zdobyć doświadczenie w zarządzaniu czasem, planowaniem i delegowaniem. Pomoże to w przejściu do przodu w firmie na stanowisko w administracji biurowej lub zarządzaniu. Kandydaci na stanowisko administratora biura będą potrzebować doskonałych umiejętności kadrowych, a także znajomości zasad firmy i środków dyscyplinarnych.
Dla osób poszukujących kariery jako sekretarka administracyjna, kursy biznesowe na lokalnym college’u lub uniwersytecie mogą zapewnić naukę programów komputerowych, matematyki, prowadzenia dokumentacji i komunikacji. Certyfikacja zawodowa jest dostępna dla asystentów ogólnych i tych, którzy chcą wejść na dziedziny prawnicze i medyczne. W wielu przypadkach stopień lub certyfikat może wiązać się z wyższą pensją. Programy z zakresu rachunkowości i zasobów ludzkich przyniosą korzyści osobom poszukującym pracy, które są zainteresowane tymi obszarami pracy administracyjnej.