Sekretarz podróży pełni funkcję administracyjną w agencji lub korporacji. Może być również nazywany asystentem biura podróży. Sekretarki podróży koordynują plany podróży dla klientów pod okiem agenta, często odbierają telefony i obsługują klientów. Jeśli sekretarz organizuje wycieczki dla kadry kierowniczej korporacji, zwykle przygotowuje również plany podróży lub rozkłady jazdy.
W biurze podróży sekretarki są często odpowiedzialne za przestrzeganie wymogów licencyjnych i innych dokumentów potrzebnych do prowadzenia działalności. Chociaż sekretarz podróży może odbierać telefony i rozsyłać pocztę, doradza również klientom i powinien rozumieć wszystkie aspekty branży turystycznej. Ta gruntowna wiedza pomaga rozwiązywać problemy osób próbujących koordynować loty i hotele. Niektóre sekretarki podróży pomagają tworzyć broszury informacyjne do użytku klientów.
Jeśli pracują dla korporacji, często sekretarki podróży organizują wszystkie szczegóły wyjazdów kadry kierowniczej. Sekretarz ds. podróży służbowych może zająć się planowaniem targów i konwencji. Większość sekretarek zajmujących się podróżami służbowymi musi liczyć się z koniecznością zaoszczędzenia pieniędzy firmy podczas rezerwacji pokoi i transportu.
Szkoły zawodowe lub kolegia społeczne często oferują programy związane z karierami sekretarskimi w rodzaju podróży, chociaż programy te mogą nie być oferowane tak często, jak inne rodzaje specjalizacji sekretarskich, takie jak prawnicze i medyczne. Programy szkolne mogą obejmować część praktyczną, w której uczeń odbywa praktykę jako sekretarka podróży. Programy sekretariatu podróży są dostępne zarówno online, jak i osobiście. Programy te trwają zwykle mniej niż rok i często obejmują kilka egzaminów, które należy zdać, aby otrzymać certyfikat.
Oprogramowanie do rezerwacji podróży musi być opanowane przez sekretarki. Sekretarz podróży musi mieć doskonałe umiejętności obsługi komputera i koordynować wiele szczegółów. Na przykład, jeśli do podróży klienta potrzebna jest więcej niż jedna linia lotnicza, sekretarz musi dołączyć instrukcje dotyczące lotów łączonych. Planowanie połączeń z minimalnym czasem oczekiwania jest również niezbędne dla dobrej obsługi klienta.
Osoby, które są sekretarkami podróży, mogą pracować w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Mogą od czasu do czasu wyjeżdżać na spotkania biznesowe, a także na prywatne wakacje. Budowanie dobrych relacji roboczych z innymi osobami z branży turystycznej, takimi jak przedstawiciele linii lotniczych i organizatorzy wycieczek, może pomóc sekretarkom w tworzeniu wartościowych pakietów turystycznych dla klientów. W tym celu pomagają biurom podróży w oferowaniu klientom najlepszych ofert i opcji podróży. W niektórych agencjach sekretarz podróży może specjalizować się w jednej dziedzinie, na przykład w wycieczkach wakacyjnych, podczas gdy agent może obsługiwać inne pakiety.