Specjalista ds. kontroli dokumentów zwykle spędza większość czasu na dopracowywaniu literatury, podręczników i materiałów instruktażowych towarzyszących wysoce technicznym produktom. Większość z tych specjalistów pracuje w branżach takich jak inżynieria czy produkcja farmaceutyczna, gdzie praca jest skomplikowana, a prosty język to rzadkość. Jasne instrukcje i informacje o użytkowaniu produktu są jednak konieczne i właśnie tam pojawia się specjalista ds. kontroli dokumentów. Ten profesjonalista zasadniczo działa jako kontrola jakości literatury i tekstów, które są udostępniane opinii publicznej. Praca obejmuje głównie potwierdzanie, wprowadzanie danych i kontrolę spójności na wysokim poziomie.
W większości kontekstów specjalista ds. kontroli dokumentów pracuje jako członek zespołu zajmującego się pisaniem technicznym. Pisanie techniczne zasadniczo ma na celu uchwycenie istoty procedury lub produktu, a następnie sformułowanie go w języku łatwiej zrozumiałym dla konsumentów. Wiąże się to jednak z czymś więcej niż tylko opisywaniem i tłumaczeniem. Specjalista ds. dokumentacji technicznej musi być niezwykle dokładny i musi zapewnić, że w materiałach zastosowano spójny język i kod. Publikowane lub rozpowszechniane informacje, których nie można łatwo zrozumieć, mogą prowadzić do obrażeń lub niewłaściwego użytkowania produktu, co może mieć negatywne konsekwencje dla producenta.
Większość tego, nad czym pracują specjaliści ds. kontroli dokumentów, to instrukcje obsługi i dokumentacja techniczna towarzyszące produktom elektronicznym i technologicznym. Kiedy zespół piszący zakończy kompilację tych informacji, specjalista sprawdza je, szukając jasności i dokładności. Często wiąże się to z użyciem specjalnego leksykonu branżowego zawierającego wysoce techniczne terminy. Terminy te muszą być zdefiniowane i konsekwentnie stosowane w materiałach. Gdy specjaliści znajdą błędy lub odkryją miejsca, w których potrzebne są dodatkowe wyjaśnienia, zwykle odsyłają kwestionowane dokumenty z powrotem do zespołu piszącego.
Skuteczność na stanowiskach specjalistów ds. kontroli dokumentów wymaga zazwyczaj zwracania szczególnej uwagi na szczegóły i umiejętności posługiwania się złożonym materiałem. Specjaliści zazwyczaj nie muszą jednak posiadać dużej wiedzy merytorycznej. W większości przypadków specjaliści ds. dokumentów mogą w trakcie pracy poznać tajniki branży. Wyjątki istnieją dla projektów na arenie wojskowej i obrony narodowej, ponieważ ci specjaliści zwykle muszą mieć wiedzę z pierwszej ręki na temat konstruowanych i opisywanych części. Jednak w większości innych kontekstów jedynymi wymaganiami są licencjat, doświadczenie w pisaniu i redagowaniu oraz silne umiejętności organizacyjne.
Poza inżynierią i nauką termin „specjalista ds. kontroli dokumentów” jest czasami, choć rzadko, stosowany w odniesieniu do pracowników na najniższym poziomie, którzy często są niewiele więcej niż urzędnikami pocztowymi. Pracownicy ci zajmują się napływem dokumentów, przetwarzają notatki i sortują pocztę przychodzącą i wychodzącą. Tacy profesjonaliści i ci, którzy pracują na najwyższych szczeblach produkcji, mają niewiele wspólnego poza tytułem zawodowym.