Specjalista ds. procesów biznesowych ocenia efektywność procesów biznesowych i proponuje sugestie usprawnień. Ulepszenia mogą obejmować scenariusze całej firmy lub określone problemy na poziomie pracowników. Oczekuje się, że usprawnienia procesów, zarówno na dużą, jak i małą skalę, zwiększą zyski firmy. Aby spełnić ten główny cel, specjaliści ci są wykwalifikowani w analizowaniu, określaniu ilościowym i innym pomiarze produktywności.
Ulepszenia są konieczne, gdy występuje słabość procesu, przerwa w łańcuchu. Słabe ogniwo oznacza zmarnowany czas lub zasoby. Słabość procesu to jednak nie jedyna sytuacja, która wymaga eksperta. Gdy potrzeby klienta zmieniają się, specjalista może pomóc firmie zmienić jej procesy, aby dopasować je do zmieniającego się profilu klienta.
Aby ocenić procesy biznesowe, specjalista ds. procesów biznesowych zbiera istotne informacje od pracowników firmy na wielu poziomach — od właścicieli firm przez menedżerów średniego szczebla po pracowników na najniższym szczeblu. Po dokumentacji i kwantyfikacji specjalista określa, które elementy procesu wykazują niższą niż zamierzoną wydajność. Specjalista następnie określa konkretne kwestie, które należy rozwiązać.
Odkrywanie obszarów problemowych firmy to tylko część pracy. Specjalista musi następnie zaprojektować metodę rozwiązania problemów. Często wymaga to znajomości technologii lub konkretnych informacji branżowych.
W zależności od firmy od specjalisty ds. procesów biznesowych może wymagać się czegoś więcej niż tylko oceny i dostarczenia rozwiązań. Niektóre firmy proszą specjalistę o wdrożenie rozwiązania — żądanie, które zazwyczaj wymaga umiejętności technicznych i zarządzania projektami. Ponadto specjalista może zostać poproszony o przetestowanie nowego procesu, aby zapewnić jego pomyślne wdrożenie.
Niektóre firmy proszą specjalistę ds. procesów biznesowych o udział w szkoleniu pracowników w zakresie efektywnego wykorzystania nowych rozwiązań. Szkolenie może obejmować opracowywanie materiałów szkoleniowych i przekazywanie informacji szkoleniowych w klasie lub podczas sesji instruktażowych online. Jest to jeden ze sposobów zapewnienia, że wszyscy otrzymają ten sam przekaz podczas tego samego szkolenia.
Specjaliści ds. procesów biznesowych nie zawsze są pracownikami wewnętrznymi; mogą być konsultantami. Usprawnianie procesów outsourcingowych nie jest rzadkością. Każda firma oferująca analizę procesów biznesowych i wdrażanie rozwiązań powinna z pewnością dobrze rozumieć zarządzanie wiedzą i technologie informacyjne, takie jak cykle życia i metodologie.
Specjalista ds. procesów biznesowych jest najlepiej wyposażony w zestaw umiejętności, który obejmuje planowanie strategiczne, rozwiązywanie problemów, analizę przepływu pracy, projektowanie procesów, zarządzanie projektami, kierowanie zespołem, zarządzanie relacjami, komunikację, współpracę, dokumentację, kwantyfikację i analizę. Specjalista nie zawsze musi mieć tytuł magistra administracji biznesowej (MBA), ale szkolenie biznesowe i doświadczenie międzyfunkcyjne powinny być pomocne.