Specjalista ds. rejestracji jest generalnie odpowiedzialny za wykonanie wszystkich niezbędnych kroków, aby zapisać osobę lub grupę do programu. Często tacy specjaliści pracują w szkolnictwie wyższym, ale mogą być również zatrudnieni w szkołach prywatnych; przedszkola; siłownie; departamenty rządowe; lub jakakolwiek inna firma, organizacja lub klub, który wymaga rejestracji. Konkretne obowiązki często różnią się w zależności od stanowiska i branży, ale taki specjalista prawdopodobnie będzie przetwarzał formularze fizyczne lub elektroniczne, utrzymywał bazy danych i weryfikował wymagania dotyczące członkostwa. Może również odpowiadać na pytania rejestrowanych i potencjalnych rejestrowanych.
W obszarze szkolnictwa wyższego za rekrutację nowych studentów odpowiada specjalista ds. rekrutacji. Dotyczy to szkół wyższych, uniwersytetów oraz szkół handlowych i technicznych. Obowiązki mogą obejmować zbieranie informacji o uczniach i wprowadzanie ich do komputerowej bazy danych oraz sprawdzanie, czy otrzymano wszystkie wymagane dokumenty, takie jak wypisy z liceum i formularze szczepień. Może również obejmować komunikację ze studentami i/lub rodzicami w sprawie brakujących danych, statusu rejestracji i innych.
Podobne obowiązki spadają na specjalistę ds. zapisów w prywatnej szkole lub przedszkolu. Szkoły te wymagają również, aby uczniowie lub ich rodzice składali wnioski i towarzyszące im dokumenty. W mniejszych szkołach specjalista ds. rejestracji może być również odpowiedzialny za upewnienie się, że wszystkie czesne i opłaty są uiszczane przed rejestracją.
Programy rządowe obejmują również osoby fizyczne. W takim przypadku specjalista ds. rekrutacji może mieć za zadanie przede wszystkim zapewnić spełnienie wymagań kwalifikacyjnych. Dotyczy to zwłaszcza programów świadczeń, takich jak ubezpieczenie na wypadek bezrobocia, zasiłki dla weteranów i pomoc rządowa. Może to wymagać uzyskania dokumentów weryfikacyjnych od potencjalnych uczestników i poinformowania ich o bieżących wymaganiach programu. Specjalista skonfiguruje również osobę lub osoby w systemie, aby można było rozpocząć korzystanie z programu.
Niezależnie od branży, specjalista ds. rekrutacji jest często głównym punktem kontaktowym dla nowych studentów, członków lub zapisywanych. Oznacza to, że to on lub ona będzie osobą, której zadaje się najwięcej pytań. Specjalista musi dobrze rozumieć zasady rządzące jego programem oraz wymagania dotyczące rejestracji w różnych sytuacjach, aby móc w pełni i poprawnie odpowiedzieć na pytania za pierwszym razem.
Chociaż szpitale, szkoły i programy rządowe są jednymi z najbardziej prawdopodobnych miejsc, w których może pracować specjalista ds. Rekrutacji, wiele rodzajów firm zatrudnia takich specjalistów. Inne opcje mogą obejmować kluby, siłownie i ubezpieczycieli. W niektórych sytuacjach specjalista ds. rejestracji nadzorczej może nadzorować innych specjalistów. Stanowisko to zwykle wiąże się ze zwiększonym autorytetem i wynagrodzeniem, ale także ze zwiększoną odpowiedzialnością.