Specjalista ds. wprowadzania danych jest odpowiedzialny za korzystanie z różnych systemów sprzętowych i oprogramowania do wprowadzania danych do pewnego rodzaju systemu przechowywania, zwykle skomputeryzowanej bazy danych. Ten rodzaj pracy wymaga doskonałej dbałości o szczegóły i umiejętności koncentracji na powtarzalnym zadaniu umysłowym przez długi czas. Niektórzy z tych pracowników są odpowiedzialni za wprowadzanie podstawowych informacji, takich jak nazwiska i adresy. Inni pracują z bardziej skomplikowanymi lub technicznymi informacjami, od diagramów inżynierskich po dokumentację medyczną. W niektórych przypadkach specjalista ds. wprowadzania danych może być również odpowiedzialny za wykonywanie innych operacji na zebranych zbiorach danych.
Zazwyczaj osoba na tym stanowisku spędza dzień na używaniu komputera do wprowadzania danych do aplikacji. Dane te mogą mieć formę pisemnych lub drukowanych fizycznych zapisów, w których należy zadbać o to, aby ręcznie napisane informacje były prawidłowo wpisane. W niektórych przypadkach specjalista ds. wprowadzania danych może być odpowiedzialny za ręczne przenoszenie danych z jednego urządzenia elektronicznego na drugie.
Praca jako specjalista od wprowadzania danych wymaga bardzo dobrej szybkości i dokładności pisania. Ważna jest również zdolność skupienia się na zadaniu wprowadzania danych, ponieważ każdy wpis musi być zwykle wprowadzany ostrożnie i dokładnie. Narzędzia programowe mogą sprawdzać błędy ortograficzne we wprowadzanych danych, ale nie są pomocne przy wprowadzaniu nazw lub specyfikacji technicznych, które wymagają dużej dbałości o szczegóły.
Specyficzny typ danych, którymi manipulują pracownicy wprowadzania danych, różni się znacznie w zależności od stanowiska. Najprostszy rodzaj pracy związanej z wprowadzaniem danych polega po prostu na wprowadzaniu zwykłych informacji, takich jak dane finansowe lub pary nazwisk i adresów. Ten rodzaj prac związanych z wprowadzaniem danych na ogół nie wymaga specjalistycznych umiejętności.
Inne rodzaje wprowadzania danych dotyczą informacji technicznych. W niektórych przypadkach te informacje techniczne mogą wymagać zakodowania i wprowadzenia w bardzo specyficzny sposób. Na przykład specjalista ds. wprowadzania danych pracujący z dokumentacją medyczną będzie musiał znać konkretne kody rozliczeniowe używane przez konkretnego ubezpieczyciela lub system opieki zdrowotnej. Specjaliści zatrudnieni przez firmy programistyczne lub inżynierskie mogą potrzebować możliwości dokładnego wprowadzania danych zawierających skomplikowaną terminologię lub pomiary, które należy wprowadzić precyzyjnie.
W niektórych przypadkach specjalista od wprowadzania danych będzie musiał wykonać bardziej skomplikowane operacje na zbiorze danych. Może to wymagać użycia oprogramowania bazy danych do sortowania i porządkowania informacji po ich wprowadzeniu. W innych przypadkach specjalista może potrzebować wyeksportować dane z jednej aplikacji do drugiej lub połączyć dane z kilku różnych aplikacji.