Pierwszym krokiem do wyboru najlepszego oprogramowania do wprowadzania danych jest określenie konkretnych wymagań dotyczących przetwarzania informacji, jakie masz dla tego oprogramowania. Ilość danych, z którymi będziesz pracować, będzie najlepszym wskaźnikiem tego, czy wystarczą proste arkusze kalkulacyjne lub programy do edycji tekstu, czy też będziesz potrzebować oprogramowania do wprowadzania danych w bazie danych lub oprogramowania do przetwarzania obrazów. Źródło Twoich danych będzie miało wpływ na Twoją decyzję, ponieważ kwestionariusze będą miały inne wymagania niż wyszukiwanie tekstowe czy katalogowanie terminów lub wartości.
Jeśli zamierzone zastosowanie będzie dotyczyło ograniczonych kwestionariuszy z małymi rozmiarami próbki, prawdopodobnie wystarczy prosty program do arkuszy kalkulacyjnych. Ankietę zawierającą 10 lub mniej pytań przesłanych przez mniej niż 200 osób można wprowadzić i obliczyć ręcznie. Większość komputerów ma już wbudowany program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, który może obsługiwać aplikacje do wprowadzania danych o takim rozmiarze. Jeśli nie, w Internecie dostępne są bezpłatne programy, które zawierają arkusz kalkulacyjny lub edytor tekstu. Program do edycji tekstu może być użyty do lekkiej transkrypcji lub tłumaczenia.
Bardziej złożone ankiety lub źródła informacji będą wymagały funkcji bazy danych w wybranym pakiecie oprogramowania do wprowadzania danych. Ponownie, przy mniej niż 200 respondentach, informacje można wprowadzić ręcznie, a program bazy danych może je posortować. Jeśli zamierzasz pobierać informacje z formularzy papierowych, powinieneś skorzystać z oprogramowania do przetwarzania obrazu, które je zeskanuje i wyświetli, abyś mógł wprowadzić odpowiedzi do bazy danych. Jeśli Twoje potrzeby obejmują wyszukiwanie tekstowe, w oprogramowaniu do wprowadzania danych może być wymagane oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (OCR).
W przypadku najbardziej złożonych ankiet lub największych prób, dostępne są pakiety oprogramowania do wprowadzania danych, zwane programami statystycznymi, które mogą dostarczać i koordynować różne komponenty. Te aplikacje do wprowadzania danych są zwykle dość drogie, ale ponieważ pełnią wiele funkcji i mogą zmniejszyć ilość wymaganej pracy ludzkiej, mogą być opłacalne na dłuższą metę. Są one bardzo skomplikowane i będą wymagały znajomości statystyki oraz dbałości o szczegóły przy opracowywaniu techniki badania ankietowego.
Wybór oprogramowania do wprowadzania danych zależy w dużej mierze od tego, jak bardzo jesteś zaangażowany w projekt. W przypadku okazjonalnych lub pojedynczych przypadków możesz rozważyć outsourcing. Jeśli chcesz uruchomić usługę lub uruchomić duże, skomplikowane i ciągłe zadania związane z przetwarzaniem informacji, lepszym rozwiązaniem może być programowanie statystyczne lub programowanie pakietów.