Urzędnik administracyjny zapewnia wsparcie przełożonym, menedżerom i kadrze kierowniczej. Zwykle wymaga się od niego elastyczności i podziału czasu, ponieważ potrzeby tych pracowników są różne. Chociaż zwykle pracuje w środowisku biurowym, może również wykonywać swoje obowiązki administracyjne w środowisku produkcyjnym, przemysłowym lub produkcyjnym.
To, co zwykle odróżnia urzędnika administracyjnego od sekretarza, to fakt, że jego praca zwykle bardziej koncentruje się na utrzymaniu sprawnego przebiegu ogólnych operacji, niż na zarządzaniu codziennymi wydarzeniami. On również zazwyczaj pracuje dla więcej niż jednej osoby. W większości środowisk biznesowych zazwyczaj wykonuje swoją pracę bez bezpośredniego, codziennego nadzoru lub bez bezpośredniego nadzoru.
Obowiązki urzędnika administracyjnego w dużym stopniu zależą od charakteru przedsiębiorstwa, w którym pracuje. Ogólnie rzecz biorąc, zwykle oczekuje się od niego planowania i realizacji spotkań, planowania podróży i transportu oraz zapewniania optymalnej komunikacji między działami. Jeśli ludzie, dla których pracuje, są na bieżąco z działaniami biznesowymi i rozwojem, zwykle uważa się go za odnoszącego sukcesy.
Utrzymanie sprawnego działania zazwyczaj wymaga dobrych umiejętności obsługi komputera. Urzędnik administracyjny często używa różnych programów do obsługi kalendarzy wykonawczych, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych i kompilowania raportów. Jego umiejętności internetowe są zazwyczaj wymagane do prowadzenia badań w imieniu przełożonych i utrzymywania komunikacji e-mailowej z partnerami biznesowymi. Może być również zobowiązany do używania programów do przetwarzania tekstu do pisania i edytowania korespondencji oraz używania oprogramowania graficznego do tworzenia prezentacji wizualnych.
W niektórych większych firmach urzędnik administracyjny może być często zobowiązany do monitorowania poziomu wydajności w różnych działach i zalecania zmian w celu poprawy wydajności. Sugestie te mogą obejmować zmiany kadrowe lub modernizację lub wymianę głównych maszyn biurowych lub sprzętu. Osoba na tym stanowisku jest również często odpowiedzialna za utrzymywanie zapasów materiałów biurowych i negocjowanie umów z dostawcami.
Odniesienie sukcesu na tym stanowisku wymaga zwykle dużych umiejętności organizacyjnych i komunikacyjnych. Wspieranie wielu menedżerów i przełożonych wymaga doskonałych umiejętności zarządzania czasem. Zadowolenie wszystkich wymaga generalnie dyplomacji i taktu ze strony urzędnika.
Zwykle na tym stanowisku wymagany jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny, chociaż zwykle preferowany jest stopień naukowy współpracownika. Niektóre firmy wymagają tytułu licencjata w zakresie sztuk wyzwolonych lub komunikacji. Czasami uważa się, że im bardziej wykształcony jest zarządca zatrudniający, tym bardziej musi być wykształcony urzędnik administracyjny. Na tym stanowisku pomocne jest uwzględnienie doświadczenia jako sekretarka lub asystentka biurowa. Doświadczenie w obsłudze komputera i obsłudze biurowej jest uważane za atut.