List o nieobecności powinien określać przyczynę ostrzeżenia i konkretne daty, kiedy pracownik opuścił pracę. Wymienienie pożądanego wyniku daje pracownikowi do zrozumienia, że firma spodziewa się poprawy frekwencji. To ostrzeżenie zazwyczaj wyjaśnia konsekwencje powtarzających się nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy i zawiera komentarz wskazujący na przekonanie, że problem można rozwiązać. List nieobecny może nakreślić kwestie z przeszłości o podobnym charakterze.
Niektóre firmy wolą spotkanie twarzą w twarz z pracownikiem, któremu brakuje zbyt dużej ilości pracy, jako pierwszy krok przed wysłaniem listu o nieobecności. Przekazanie pracownikowi kopii metryki obecności dokumentuje nadmierne nieobecności i może być jedyną czynnością niezbędną do rozwiązania problemu. Spotkanie daje również szansę pracownikowi na wyjaśnienie okoliczności w pracy lub życiu osobistym powodujących nieobecność.
List o nieobecności czasami oferuje pracownikowi poradę lub prośbę o zgodę na badanie lekarskie. Pismo to powinno pozostać profesjonalne i nie zawierać osobistych opinii pracownika. Należy podać powód listu, a także potencjalne konsekwencje, jeśli frekwencja w pracy nie poprawi się. Jeśli polityka firmy reguluje obecność pracowników, polityka może być wymieniona w liście o nieobecności.
Jeśli pracownik nadal opuszcza pracę bez powodu, drugi list może być sformułowany bardziej surowo. Może zauważyć wcześniejsze ostrzeżenia i brak poprawy frekwencji pracownika. Groźba wypowiedzenia na ogół pojawia się w tym liście o nieobecności. Dowody złej frekwencji powinny być wyraźnie przedstawione w tym ostrzeżeniu, wraz z wszelkimi staraniami pracodawcy w celu rozwiązania problemu.
Ludzie tęsknią za pracą z różnych powodów, w tym choroby i kontuzji. Warunki te są zwykle poza kontrolą pracownika i są akceptowane jako uzasadnione przyczyny nieobecności. Niektóre firmy proszą o dowód od lekarza, jeśli problemy zdrowotne uniemożliwiają danej osobie pójście do pracy, zwłaszcza jeśli nieobecność obejmuje długi okres czasu. Kiedy pracownik często opuszcza pracę z powodów, które może kontrolować, zazwyczaj wymaga to postępujących działań dyscyplinarnych.
Nawykowa nieobecność może być zdefiniowana w polityce firmy, ale zazwyczaj obejmuje jednodniowe nieobecności, które zdarzają się często. Kierownictwo zazwyczaj oblicza całkowitą liczbę dni, przez które pracownik nie pojawił się w ciągu dłuższego okresu. Liczbę tę można porównać z frekwencją innych pracowników, aby określić, czy nieobecności są nadmierne.
Ostatecznym działaniem powszechnie podejmowanym w celu radzenia sobie z chroniczną nieobecnością może być wypowiedzenie umowy. Pismo to powinno wyraźnie wskazywać, że pracownik nie poprawił swojej obecności po ostrzeżeniach. W piśmie z wypowiedzeniem zazwyczaj prosi się pracownika o oddanie kluczy, sprzętu, mundurów i innego mienia należącego do firmy. Zwykle zawiera datę wejścia w życie i termin zwrotu mienia.
Nieobecność dotyka kolegów w miejscu pracy, którzy mogą zajmować się zadaniami normalnie wykonywanymi przez nieobecnych współpracowników. Kiedy zdarza się to wielokrotnie, może rodzić urazę i wpłynąć na morale. Skutki finansowe mogą obejmować płacenie za nadgodziny za wykonanie pracy zwykle wykonywanej przez nieobecnego pracownika. Absencja może również wpływać na produktywność i zakłócać harmonogramy.