Rozwijanie zrozumienia celu raportu z analizy luk jest zazwyczaj pierwszym krokiem do napisania użytecznego dokumentu. Raport z analizy luk bada lukę między obecnym stanem firmy a jej celami. Informacje te mogą pomóc organizacji nakreślić plan osiągnięcia celów. Raport z analizy luk przegląda również historię podmiotu, aby określić, w jaki sposób osiągnął on swój obecny status. Może to pomóc planistom określić, które metody są najbardziej pożądane do wprowadzania ulepszeń.
Podstawowym celem pisania raportu z analizy luk jest zwykle wykazanie zrozumienia wpływu każdego elementu na organizację. To skuteczny sposób na znalezienie osób, działów i działań, które utrudniają realizację celów organizacyjnych. Chociaż może być przydatne obserwowanie, jak dobrze element organizacji funkcjonuje sam w sobie, ogólnym celem jest określenie, w jaki sposób każdy z tych elementów wpływa na całą operację.
W większości przypadków raport z analizy luk jest tworzony przez zespół. Wynika to częściowo z ilości pracy wymaganej do przeprowadzenia dokładnej analizy. Jest to również dobry sposób, aby upewnić się, że raport nie odzwierciedla punktu widzenia jednej osoby. Informacje do raportów z analizy luk można gromadzić za pomocą wywiadów, ankiet i analizy danych, takich jak finanse i zasoby ludzkie.
Jednym z kluczowych elementów raportu z analizy luk jest określenie problemu. Jest to podsumowanie najbardziej palących problemów, które powstrzymują organizację przed osiągnięciem jej celów. Kwestie te zostaną włączone do planu, aby zapewnić punkt wyjścia do wprowadzania ulepszeń.
Po zebraniu informacji można stworzyć plan zamknięcia luki między obecnym a pożądanym stanem organizacji. Niektóre z rzeczy, które można wziąć pod uwagę podczas tworzenia tego planu, obejmują potrzebne zasoby, takie jak pieniądze, czas i ludzie. Plan może również opisywać, jakie narzędzia lub inne materiały są potrzebne i ewentualnie w jaki sposób można je zdobyć.
Raport z analizy luk zazwyczaj opisuje również, jaki proces należy zastosować, aby organizacja osiągnęła swoje cele. Może to obejmować harmonogramy, terminy i wskaźniki do pomiaru sukcesu. Analiza często zawiera również punkty odniesienia dla określonych celów, tak aby postęp był jednolity i spójny.
Niektóre organizacje stosują inny rodzaj analizy, aby określić, jakie kroki należy podjąć, aby zlikwidować lukę. Jest to badanie mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń (SWOT) związanych z konkretnym przedsiębiorstwem i nazywane jest analizą SWOT. Dzięki zrozumieniu tych ogólnych atrybutów firmy i przyczyn luki, można opracować kompleksowy plan rozwoju.