Pierwszym krokiem do napisania raportu z analizy mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń (SWOT) jest sporządzenie krótkiego podsumowania projektu z korzyścią dla osób, które mogą go nie znać. Następnie należy zbadać mocne i słabe strony związane z projektem — wszelkie istniejące systemy, zasoby firmy oraz wszelkie inne czynniki wewnętrzne, które mogą być przydatne dla projektu, należy uwzględnić w raporcie z analizy SWOT wraz z towarzyszącymi wyjaśnieniami. Przeanalizuj wszelkie czynniki zewnętrzne, które mogą wpłynąć na wynik projektu, takie jak obecny klimat gospodarczy, i wypisz je w ramach szans i zagrożeń. Zamknij raport analizy SWOT z zaleceniami, jak zmaksymalizować mocne strony i szanse, jednocześnie minimalizując słabości i zagrożenia w konkretnym planie działania.
Wprowadzenie do raportu z analizy SWOT powinno zilustrować projekt i jego korzyści dla celów biznesowych firmy. Pozwoli Ci to określić, czy projekt jest wart sesji planowania strategicznego. Jeśli projekt został zaproponowany wcześniej, wprowadzenie powinno być jak najkrótsze, podkreślając tylko kluczowe punkty projektu.
Pod mocnymi stronami zidentyfikuj wszelkie wewnętrzne czynniki, które okażą się przydatne dla projektu. Jeśli firma jest obecnie liderem na rynku danego dobra, na przykład, sprawdź, jak popularność produktu może być wykorzystana do zwiększenia szans projektu na powodzenie. W tym samym duchu zidentyfikuj wszelkie możliwe słabości tkwiące w zespole, które mogą zagrozić pomyślnej realizacji. Jeśli firma jest marką o ugruntowanej pozycji, na przykład tylko w jednym regionie, brak ekspozycji w innych obszarach może być szkodliwy dla szerszego projektu.
Część raportu z analizy SWOT dotycząca możliwości powinna wyszczególniać wszelkie czynniki zewnętrzne, które mogą napędzać projekt do wyższych poziomów sukcesu. Jeśli produkt odpowiada na określoną potrzebę sezonową, sprzedaż go w tej konkretnej porze roku może zmaksymalizować zwrot z projektu. Osoby doświadczające nagłego boomu popularności mogą zostać wykorzystane jako rzecznik produktu. Z drugiej strony część dotycząca zagrożeń powinna identyfikować okoliczności zewnętrzne, które mogą utrudnić osiągnięcie sukcesu. Na przykład podobny produkt, który jest obecnie dostępny na rynku, może wpłynąć na potencjalną sprzedaż Twojego produktu.
Dobry raport z analizy SWOT zakończy się szczegółowymi zaleceniami dotyczącymi działań. Uwzględnij jasne plany, jak najlepiej wykorzystać mocne strony firmy i jak wykorzystać wszelkie pojawiające się możliwości. Jednocześnie opracuj metody, w jaki sposób można zamienić słabości w atuty podczas tworzenia planów awaryjnych na wypadek zagrożeń.