Ustalenie budżetu IT może zająć więcej czasu i przemyśleń niż inne elementy planu fiskalnego na następny rok. Podczas gdy niektóre koszty są stałe, wiele trzeba będzie oszacować. Na przykład wydatki takie jak dostęp do Internetu są łatwe do zaplanowania, ponieważ prawdopodobnie będziesz mieć stałą stawkę. Często trzeba oszacować koszty naprawy i konserwacji, ponieważ nigdy nie wiadomo, jaki sprzęt się zepsuje lub będzie wymagał modernizacji . Zaplanuj poświęcenie dodatkowego czasu na budżet IT, ponieważ może to pomóc uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w ciągu najbliższych kilku kwartałów.
Najłatwiejsze pozycje w budżecie IT to koszty stałe. Są to wszystkie przedmioty, których cenę znasz i możesz wymyślić prawie dokładną liczbę. Pozycje o stałym koszcie często obejmują usługi telefoniczne, internetowe i faksowe. Jeśli masz witrynę internetową, będziesz mógł obliczyć opłaty za hosting domeny na nadchodzący rok. Będziesz wtedy chciał obliczyć najdroższe pozycje w Twoim budżecie IT. Spróbuj określić, czy będziesz potrzebować nowych komputerów, serwerów sieciowych lub innych uaktualnień technologii. Upewnij się, że dołączasz wszelkie oczekiwane uaktualnienia technologii, a także uaktualnienia oprogramowania. Jeśli musisz zatrudnić specjalistę do zainstalowania któregoś z nowych ulepszeń, uwzględnij odpowiednie fundusze na to zadanie.
Konserwacja i naprawa to kolejny ważny aspekt budżetów IT. Chociaż nie możesz przewidzieć, kiedy część technologii ulegnie awarii, możesz mieć pewność, że stanie się to w pewnym momencie jej cyklu życia. Zachowaj ostrożność, jeśli chodzi o koszty konserwacji i napraw w budżecie IT. Uwzględnij gotówkę, która zostanie odłożona na opłacenie części, a także pieniądze na wypłatę wynagrodzenia technika, jeśli zajdzie taka potrzeba. W przypadku każdej pozycji uwzględnionej w budżecie najpierw przyjrzyj się kosztom z poprzedniego roku podatkowego, aby uzyskać lepsze szacunki.
Twój budżet IT powinien również obejmować wynagrodzenia wszystkich pracowników, którzy pracują dla Ciebie w zakresie technologii informatycznych. Jeśli jacyś pracownicy spodziewali się podwyżek płac, pamiętaj, aby to zaplanować. Jeśli masz dział IT, być może będziesz musiał uwzględnić nadgodziny, ponieważ przeprowadzanie aktualizacji lub innych zadań konserwacyjnych w normalnych godzinach pracy może być niewygodne. Nie zapomnij dodać poduszki na wszelkie nowe mandaty rządowe, takie jak dodatkowe opłaty i koszty ubezpieczenia zdrowotnego.