Wraz z rozwojem firmy lub organizacji coraz ważniejsza staje się potrzeba opracowania wytycznych zakupowych. Zaopatrzenie lub zakup to zarządzanie wszystkimi wydatkami na usługi i towary. Jako aspekt ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem jest to centralna funkcja, która bezpośrednio odnosi się do ograniczania kosztów, zmniejszania wydatków i zwiększania zysków. Chociaż większość ludzi kojarzy zakupy z dużymi firmami i wielomilionowymi transakcjami, wytyczne dotyczące zakupów mogą pomóc każdej firmie, dużej i małej.
Dziedzina zakupów jest na tyle szeroka, że najlepiej podzielić ją na odrębne procesy biznesowe. Główne kategorie to: zarządzanie dostawcami, zakontraktowane towary i usługi, warunki płatności, progi oraz podział obowiązków. Oprócz identyfikacji różnych procesów biznesowych, aby opracować wytyczne dotyczące zakupów, należy wykonać trzy elementy: ustalić strukturę organizacyjną i role, wdrożyć kontrole księgowe oraz zdefiniować rozliczalność i odpowiedzialność za procesy zakupowe w organizacji.
Standardową metodologią stosowaną do opracowywania wytycznych dotyczących zamówień jest utworzenie folderu plików dla wytycznych. W tym folderze plików utwórz osobny folder dla każdego z głównych procesów biznesowych. W miarę opracowywania wytycznych stwórz przewodniki po procesach dla różnych ról i działów zaangażowanych w proces. Dołącz sekcję dotyczącą raportów nadzorczych i zarządczych, a także dokument przepływu do przeglądu przez kierownictwo wyższego szczebla. Wszystkie wytyczne powinny zostać przejrzane i omówione z obszarami, na które mają wpływ, oraz przedstawione kierownictwu wyższego szczebla do przeglądu. Po akceptacji wymagane jest przeszkolenie wszystkich użytkowników w celu wdrożenia wytycznych.
Pierwszą kwestią do przeanalizowania są role i obowiązki różnych uczestników procesu zamówień. Zidentyfikuj kto, co, gdzie i dlaczego dla każdej transakcji oraz określ punkt lub czynność inicjacji. Na przykład, gdy dział wymaga materiałów biurowych, kto jest odpowiedzialny za ten proces? Jak decydują, z którym dostawcą się skontaktować? Jaka jest maksymalna kwota, jaką mogą wydać i kto zatwierdza ten zakup? Wszystkie te pytania są kluczowe dla opracowania wytycznych dotyczących zamówień.
Księgowość zapewnia standardową strukturę śledzenia i zarządzania wydatkami. Korzystanie z zapotrzebowań zakupu, zamówień zakupu, ofert, umów i innych narzędzi zaopatrzenia ma wpływ na funkcje księgowe. Typowe kontrole księgowe koncentrują się na zmniejszeniu ryzyka oszustwa, uzyskaniu najlepszej wartości za dolara, otrzymaniu wynegocjowanych cen i warunków oraz autoryzacji zatwierdzających. Pozycje te mogą być zarządzane w systemie komputerowym, ale najpierw należy je zdefiniować w wytycznych procesu biznesowego.
Odpowiedzialność i odpowiedzialność to główna siła napędowa zakupów. Większość organizacji skupia się na wartości zamówienia lub kontraktu w dolarach, ale może przeoczyć sumę wydaną na dany towar. Ważnym krokiem w wytycznych zakupowych jest określenie odpowiedniego stanowiska odpowiedzialnego za negocjacje z dostawcą i przetwarzanie zamówień zakupu.