Ścieżka audytu to seria dokumentów, które obsługują zapis księgowy lub transakcję biznesową zarejestrowaną w księdze głównej firmy. Księgowi lub audytorzy śledzą ślady dokumentów, aby udowodnić, że zapisy księgowe są aktualne, ważne i istotne. Aby śledzić ścieżkę audytu, księgowi muszą zidentyfikować transakcję, przejrzeć dokumenty potwierdzające i upewnić się, że każde konto w zapisie księgowym jest poprawne. Skomputeryzowane oprogramowanie księgowe dodaje kolejną warstwę do tego procesu. Często dostępna jest pieczęć elektroniczna, która identyfikuje, która osoba zaksięgowała wpis w księdze głównej.
Audyt obejmuje przegląd informacji księgowych w celu udowodnienia, że są one dokładne i prawidłowe. Niektóre transakcje — takie jak transakcje dotyczące gotówki, należności i zapasów — mogą być bardziej podatne na oszustwa lub nadużycia ze strony pracowników. Audytor analizuje te transakcje i śledzi ścieżkę audytu, która szczegółowo opisuje cel i zamiar transakcji. Ścieżka pozwala audytorom ustalić, czy wpis jest ważny. Podczas tego procesu można również wykryć błędy w obliczeniach matematycznych.
Pozyskanie transakcji to kolejny krok. Audytorzy muszą przeciągnąć oryginalną dokumentację do powiązanej transakcji i przejrzeć poszczególne dokumenty. Pozwala to audytorom określić datę, rodzaj i cel transakcji. Często celem tego przeglądu są księgowi, którzy księgują transakcje w niewłaściwym okresie rozliczeniowym. Podczas tej części ścieżki audytu mogą również występować inne błędy.
Po dokonaniu przeglądu księgowi przeglądają księgę główną firmy i inne księgi rachunkowe. Audytorzy sprawdzają dokładne liczby i prawidłowe konta księgowe, aby upewnić się, że informacje o dokumentach znajdują się w księdze prawidłowo. Jeśli dla zapisu księgowego konieczne były szczegółowe obliczenia, audytorzy ponownie przeliczają informacje, aby zapewnić dokładność. Niezwykle szczegółowe transakcje mogą wymagać od audytorów przeprowadzenia wywiadu z księgowym, który zaksięgował transakcję. Ta osoba powinna parafować dokumenty do wpisu do dziennika w ramach procesu ścieżki audytu.
Elektroniczne systemy księgowe zapewniają dodatkową warstwę w procesie ścieżki audytu. Większość skomputeryzowanych systemów księgowych udostępnia zapisy dotyczące tego, kto zaksięgował lub skorygował zapis w księdze głównej firmy. Dane obejmują imię i nazwisko, dane, czas, opis i inne informacje, w zależności od systemu. Audytorzy mogą logować się do elektronicznej księgi głównej firmy, przeglądać te zapisy ścieżek audytu i pozyskiwać transakcje na podstawie tych danych. Audytorzy mogą łatwiej śledzić ścieżkę audytu, gdy firmy mają taki elektroniczny, nieregulowany zapis ścieżki audytu.