Karta wygaśnięcia to prosty dokument, który zawiera informację o dacie wygaśnięcia danej umowy. Karta tego typu jest wykorzystywana w wielu sytuacjach, zwłaszcza w branży ubezpieczeniowej. Ideą karty wygaśnięcia jest służenie jako środek do ostrzegania wszystkich stron zaangażowanych w umowę, że związek zakończy się w określonym dniu, chyba że zostaną podjęte odpowiednie działania w celu przedłużenia umowy na dodatkowy okres.
Jednym z najczęstszych zastosowań karty ważności jest ochrona ubezpieczeniowa. W przypadku różnych rodzajów ubezpieczeń zdrowotnych, komunikacyjnych i na życie, data zakończenia polisy może być uwzględniona w podstawowych warunkach regulujących stosunek. W miarę zbliżania się tego terminu karta wygaśnięcia służy przypomnieniu ubezpieczycielowi, że zbliża się termin obowiązywania umowy i nadszedł czas na omówienie z ubezpieczonym przedłużenia ochrony. Korzystając z tego typu narzędzia do zarządzania czasem, agent może zawsze być świadomy, które polisy klientów mają wygasnąć w ciągu najbliższych 30 dni i umówić się na kontakt z tymi klientami w celu odnowienia planów i utrzymania przepływu przychodów do ubezpieczenia dostawca.
Wraz ze śledzeniem dat wygaśnięcia planów ubezpieczeniowych, karta wygaśnięcia może być również używana jako część procesu śledzenia dowolnego rodzaju umowy biznesowej. Na przykład firma, która dostarcza towary lub usługi klientowi po obniżonych cenach, może skorzystać z tej metody, aby rozpocząć nowe rozmowy z klientem na kilka tygodni przed datą rozwiązania umowy. Może to być ważne, ponieważ może to oznaczać różnicę między klientem, który zdecyduje się odnowić na kolejny okres w tej samej cenie, a przyjęciem propozycji od konkurencji.
Podczas gdy tradycyjna karta z wygaśnięciem jest kartą fizyczną używaną jako część systemu plików łaskotek, wiele pakietów oprogramowania integruje ideę karty z jej podstawowymi funkcjami. Baza danych sprzedaży może zawierać możliwość stworzenia wirtualnej karty wygaśnięcia, która zawiera podstawowe informacje o umowie klienta, w tym datę rozwiązania. Użytkownik końcowy może następnie ustawić w systemie generowanie alertu na określony czas przed rozwiązaniem umowy, co ułatwia umówienie rozmowy telefonicznej lub e-mailowej do klienta oraz rozpoczęcie prac nad odnowieniem umowy. Dopóki zadanie nie zostanie zakończone lub odrzucone, system często będzie nadal przypominał użytkownikowi, że potrzeba skontaktowania się z klientem wciąż trwa.