Oprogramowanie touroperatora zostało stworzone, aby pomóc biurom podróży i biurom podróży w organizacji ich działań biznesowych i skutecznej obsłudze klientów. Obserwacja sprzedaży ma kluczowe znaczenie dla branży turystycznej, ponieważ pozwala ona organizatorom wycieczek wiedzieć, które wycieczki są popularne, a które nie. Najlepsze oprogramowanie touroperatora prawdopodobnie będzie miało funkcję zapobiegającą overbookingowi, co może pomóc w zapewnieniu, że klienci nie będą odczuwać niedogodności związanych z wycieczką przepełnioną. Biura podróży potrzebują marketingu, aby zainteresować klientów wyjazdami lub wycieczkami, a oprogramowanie organizatorów wycieczek ze specjalistycznymi narzędziami marketingowymi może pomóc w działaniach marketingowych. Klienci często będą mieć pytania dotyczące wycieczek, a brak odpowiedzi na te pytania może być strasznym posunięciem biznesowym, więc oprogramowanie wspomagające działania komunikacyjne może być korzystne.
Monitorowanie sprzedaży jest ważne dla każdej firmy, a dzięki agencjom turystycznym pozwala operatorom wiedzieć, które wycieczki są popularne, a które niepopularne. Wiedząc o tym, operatorzy mogą zaoszczędzić pieniądze, rezygnując z niepopularnych wycieczek, a może nawet zarabiać, koncentrując się bardziej na popularnych wycieczkach. Uzyskanie oprogramowania touroperatora ze śledzeniem sprzedaży może uchronić agencje przed popełnianiem kosztownych błędów.
Wycieczka może pomieścić tylko tyle osób, ze względu na ograniczenia hotelowe i transportowe. Operatorzy, którzy nie są ostrożni, mogą łatwo zarezerwować podróż za dużo. Ten błąd jest kosztowny, ponieważ klienci, którzy mają za dużo rezerwacji, będą prawdopodobnie źli, że nie mogą odbyć podróży, którą zarezerwowali i za którą zapłacili. Klienci, którzy nie przeniosą się do innego biura podróży, prawdopodobnie będą oczekiwali solidnych rabatów na przyszłe rezerwacje. Oprogramowanie touroperatora, które zawiera funkcję zapobiegającą overbookingowi, zapobiegnie temu zjawisku, ale może to być niepotrzebny wydatek, jeśli agencja ma ostrożnych operatorów, którzy mogą samodzielnie śledzić rezerwacje.
Wycieczki marketingowe, zwłaszcza skierowane do określonych grup demograficznych, pomogą agencjom w dokonywaniu sprzedaży. Większość programów organizatorów wycieczek zawiera narzędzia marketingowe. Na poziomie podstawowym to narzędzie będzie wysyłać e-maile o nowych wycieczkach do byłych klientów. Zaawansowane narzędzia marketingowe umożliwiają operatorom oferowanie tylko klientom zainteresowanym konkretną podróżą; na przykład, jeśli klient odbył podróż do Brazylii w zeszłym roku lub wykazał zainteresowanie wyjazdem do Brazylii, wycieczki po Brazylii będą kierowane do tego klienta. Jednocześnie nowe zaawansowane narzędzia marketingowe mogą być trudne do opanowania i efektywnego wykorzystania przez nowych operatorów.
Klienci zazwyczaj mają ciągły strumień pytań dotyczących wycieczek i wyjazdów, a brak odpowiedzi na te pytania może być kiepskim posunięciem biznesowym. Oprogramowanie touroperatora powinno być wyposażone w moduł komunikacyjny, który śledzi całą komunikację ze strony internetowej firmy, e-maila, faksu i rozmów telefonicznych. Posiadanie zaawansowanego narzędzia do śledzenia komunikacji może pomóc firmie odpowiedzieć na każde pytanie. Ludzie powinni upewnić się, że oprogramowanie działa ze wszystkimi kanałami komunikacji firmy przed wyborem oprogramowania do obsługi wycieczek.