Zarządzanie czasem polega na efektywnym wykorzystaniu czasu do wykonania zadania lub serii zadań poprzez nadanie im priorytetu. To identyfikuje zadania, które są ważniejsze niż inne. Zarządzanie zadaniami polega na skutecznej pracy nad wykonaniem zadania w określonym czasie. Zarządzanie czasem zarządza czasem niezbędnym do wykonania jednego lub więcej zadań, ale zarządzanie zadaniami polega na wydajnej pracy nad wykonaniem zadania w uporządkowany sposób. Związek między zarządzaniem czasem i zadaniami polega na efektywnym wykorzystaniu czasu w celu szybkiego i pełnego wykonania zadania.
Problemem wielu osób jest próba wykonania wielu zadań w ograniczonym czasie. Jeśli jednak dana osoba musi wykonać tylko jedno zadanie, jej poczucie pilności może być ograniczone, w zależności od zadania. Zmywanie naczyń może być mało pilne, ale chirurg, który musi wykonać krytyczną operację, miałby bardzo pilny charakter.
Pośpiech odgrywa również rolę, gdy istnieje wiele zadań, które należy wykonać. Zadania mogą być od siebie niezależne, sekwencyjne lub powiązane. Może się jednak rozwinąć inny aspekt zarządzania czasem i zadaniami. W przypadku niektórych zadań czas wymagany do wykonania zadania może nie być znany. Jest to szczególnie ważne, gdy wykonujemy nowe zadanie lub tworzymy coś nowego.
Zarządzanie zadaniami obejmuje również przyglądanie się zadaniom, które mogą być od siebie niezależne, ale można je połączyć w ramach projektu. Oznacza to, że można szybko wykonać zadania krótkoterminowe, ale wykonanie serii może zająć więcej czasu. Na przykład, jeśli projekt ma posprzątać dom, oddzielnymi zadaniami są sprzątanie każdego pokoju z osobna, aż wszystkie będą czyste. W tym momencie dom jest czysty, a projekt zakończony.
Istnieją jednak inne zadania sekwencyjne, które nie są arbitralne — muszą wystąpić w kolejności sekwencyjnej. W takim przypadku schemat priorytetów może ułożyć zadania w najlepszej kolejności. Na przykład, jeśli ktoś musi posprzątać kuchnię, umyć naczynia i przygotować obiad, najlepiej będzie, jeśli przed zrobieniem obiadu posprząta kuchnię i umyje naczynia, ponieważ może mu być trudno zrobić obiad w bałagan w kuchni i bez czystych naczyń do użycia.
Związek między zarządzaniem czasem i zadaniami jest silny. Zadania zazwyczaj muszą być wykonane w określonym przedziale czasu, a wykonywanie zadań w kolejności, która nie wiąże się z powtarzaniem lub pomijaniem kroków lub powracaniem do poprzednich kroków, jest częścią zarządzania czasem i zadaniami. Zarządzanie czasem wykorzystuje pilność, a zarządzanie zadaniami polega na ustalaniu priorytetów.