Pisanie planu zarządzania zadaniami obejmuje ustalanie celów, wymienianie priorytetów, planowanie i opracowywanie alternatywnych planów radzenia sobie z nieprzewidzianymi usterkami. Każdy obszar planu powinien być jasno zdefiniowany, aby zapewnić plan działań w celu dotrzymania terminów i wykonania przydzielonej pracy. Plan zarządzania zadaniami może zawierać dokumentację postępu na każdym etapie projektu, aby ocenić, czy cele są osiągane. Powinna również określać potrzebne zasoby i umożliwiać raportowanie wyników.
Pierwszym krokiem w pisaniu planu zarządzania zadaniami jest określenie pracy wymagającej uwagi. Określa również harmonogramy dla każdego zadania według dnia, tygodnia lub miesiąca. Część planu dotycząca wyznaczania celów opisuje, jakie zadania należy wykonać w każdym przedziale czasowym. Ta lista oczekiwań może zawierać sekcję dotyczącą problemów, które mogą kolidować z terminami oraz sposobów radzenia sobie z tymi problemami.
Lista priorytetów zwykle utrzymuje porządek w projekcie i umożliwia pracownikom określenie zadań, które wymagają natychmiastowej uwagi. Zadania pilne definiują pracę, którą należy wykonać natychmiast, na przykład obsługę połączeń telefonicznych i odwiedzających. Ważne zadania mogą obejmować planowanie nadchodzącego spotkania lub prezentacji, która ma wpływ na firmę. Miejsca pracy uważane za pilne i ważne mogą powstać w sytuacji kryzysowej. Nieważne zadania zazwyczaj obejmują odwiedzanie współpracowników lub zajmowanie się osobistymi sprawami podczas pracy.
Zaplanowanie każdego zadania stanowi kolejny element pisania planu zarządzania zadaniami. Dla każdej pracy niezbędnej do zrealizowania całego projektu należy wyznaczyć terminy. Te ramy czasowe powinny być realistyczne i uwzględniać dostępne zasoby finansowe i ludzkie. Zasoby mogą się różnić w zależności od projektu, w ramach ograniczeń budżetowych. Plan zarządzania zadaniami powinien analizować potrzebne zasoby i określać, czy firma jest gotowa zainwestować w zasoby, aby dotrzymać terminów.
Mogą zostać opracowane plany awaryjne, aby poradzić sobie z nieoczekiwanymi problemami, które się pojawią. Plany zarządzania zadaniami powinny przewidywać alternatywne strategie radzenia sobie z nieprzewidzianymi zdarzeniami. Te alternatywne plany przygotowują pracowników do szybkiego rozwiązywania problemów bez konieczności ponownego definiowania celów lub ustalania nowych priorytetów.
Po napisaniu planu zarządzania zadaniami należy go udostępnić współpracownikom, którzy będą wspólnie pracować nad projektem. Jeśli plan wymaga delegowania zadań do różnych współpracowników lub różnych działów w organizacji, kwestie te można wyjaśnić, omawiając plan. Ten proces zapewnia, że wszyscy pracują zgodnie z tym samym planem, aby osiągnąć cele.
Ostatnim krokiem w przygotowaniu planu zarządzania zadaniami jest metoda śledzenia postępów, zwłaszcza w przypadku dużych projektów z podziałem na podzadania. Monitorując postępy, przełożeni mogą identyfikować obszary, które wymagają więcej zasobów, aby utrzymać pracę na torze. Mogą również odkryć słabe obszary według działu lub pracownika, w których praca ugrzęzła.