W wielu organizacjach pracownicy muszą patrzeć na używany sprzęt w ramach procesu zaopatrzenia. Dotyczy to zwłaszcza branży produkcyjnej, serwisowej i logistycznej. Główną zaletą używanego sprzętu jest niższy koszt początkowy i potencjalna kompatybilność z istniejącym sprzętem. Najważniejszą kwestią przy przeglądaniu używanego sprzętu jest określenie, ile dodatkowej pracy jest wymagane do zainstalowania sprzętu.
Przy zakupie używanego sprzętu należy wziąć pod uwagę cztery elementy: jakość, okres użytkowania, dostępność części i całkowity koszt posiadania. Podstawowym ryzykiem związanym z zakupem używanego sprzętu jest to, że sprzęt zepsuje się przed pokryciem początkowego kosztu. Wiele organizacji woli kupować używane do niektórych kategorii sprzętu. W wielu branżach duże urządzenia są projektowane z myślą o bardzo długim okresie użytkowania. Bieżąca konserwacja i wymiana części może przedłużyć żywotność tego typu sprzętu znacznie poza początkowy okres gwarancji producenta.
Dobrym pomysłem jest zabranie wykwalifikowanego mistrza mechanika do sprawdzenia używanego sprzętu przed podjęciem decyzji o zakupie. Duży sprzęt jest bardzo drogi w zakupie nowego, a znaczne oszczędności można osiągnąć dzięki użyciu dobrze utrzymanego używanego sprzętu. Upewnij się, że mechanik ma wystarczająco dużo czasu i pomocy, aby właściwie sprawdzić sprzęt i wydać zalecenia.
Okres użytkowania sprzętu mechanicznego jest tradycyjnie dość długi i wynosi od 25 do 50 lat. Żywotność tę można dodatkowo wydłużyć dzięki fachowej konserwacji i naprawom. W każdym systemie zawsze znajdują się elementy, których nie można naprawić ani wymienić powyżej pewnego poziomu. To właśnie ten czynnik ograniczający określa żywotność sprzętu.
Części wymagane do dużych systemów sprzętowych są zazwyczaj dostępne przez wiele lat. Te części zamienne mogą pochodzić od producenta, centrów remontowych lub złomowisk. Często zdarza się, że złomowiska rozbierają sprzęt, którego nie można naprawić, i sprzedają części. Poświęć trochę czasu na sprawdzenie dostępności i ceny części do używanego sprzętu.
Całkowity koszt posiadania różni się od pierwotnej ceny zakupu. Pojęcie kosztu całkowitego to bardziej kompleksowe spojrzenie na wszystkie koszty związane z decyzją o zakupie. Koszt ten obejmuje cenę zakupu, opłaty za transport, naprawy, części i robociznę wymaganą do wdrożenia sprzętu i uruchomienia go. Jest to całkowity koszt posiadania, który należy porównać przy wyborze między używanym a nowym sprzętem.