Wyznaczenie najlepszych konsultantów inżynierskich dla projektu jest łatwiejsze, jeśli podczas procesu selekcji przestrzegane są formalne procedury zarządzania projektem. Konsultanci inżynieryjni są zatrudniani do różnych prac, od badań stosowanych po projektowanie i budowę dużych obiektów. Usługi konsultantów są pozyskiwane poprzez przygotowanie zapytania ofertowego (RFP) i późniejszą ocenę odpowiedzi. Proces RFP, który może być napisany również przez konsultantów, musi być zarządzany przez osoby dobrze wykwalifikowane w swojej dziedzinie i posiadające wiedzę na temat pożądanych rezultatów. Środki kontroli jakości wymagają, aby zespół selekcyjny ocenił referencje wiodących kandydatów do pracy w przeszłości.
Procedury zarządzania projektem stosowane przez zespół selekcyjny obejmują terminowe przygotowanie RFP, ustanowienie środków komunikacji z zainteresowanymi oferentami oraz mechanizm umożliwiający lub uniemożliwiający dodatkowe prace lub inne podejście oferenta. Ponadto planiści muszą przekazać swój harmonogram składania i analizy odpowiedzi. Często, choć nie zawsze, ujawniane są również kryteria oceny.
RFP to dokument, który przekazuje projekt zainteresowanym konsultantom technicznym. Zakres prac jest najbardziej decydującym elementem zapytania ofertowego i całego procesu selekcji. Gdy cel projektu jest jasno określony, sami inżynierowie często odmawiają składania ofert, jeśli zdadzą sobie sprawę, że projekt nie należy do ich dziedziny wiedzy.
Zakres określa początek i koniec projektu. Obejmie to, co jest znane i nieznane na temat procesu lub projektu, umożliwiając inżynierom przeprowadzenie testów lub prac eksperymentalnych, które mają zostać uwzględnione w ich propozycji. Dobrze napisany zakres zobrazuje wynik projektu w tak szczegółowy sposób, że wszystkie strony z łatwością zorientują się, kiedy projekt jest kompletny i ma akceptowalną jakość. Pozostała część RFP będzie opisywać pracę do wykonania, produkty dostarczane, oczekiwania w zakresie kontroli jakości oraz wymagane terminy realizacji różnych kamieni milowych.
Zadania robocze są zwykle przedstawione w hierarchii celów i celów podrzędnych, zwanej harmonogramem podziału pracy (WBS). Praca nad przygotowaniem WBS zapewnia planistom, że projekt jest kompleksowy i że żadne elementy nie zostały zapomniane. Oferenci wykorzystują WBS jako łatwo zrozumiały sposób przedstawienia swojej odpowiedzi oraz listę kontrolną dotyczącą kompletności.
Aby mieć pewność, że wybrano najlepszych konsultantów inżynierskich, komisja selekcyjna musi oceniać kandydatów nie tylko na podstawie dokumentów pisemnych. Wcześniejsze projekty o podobnym charakterze, jeśli są dostępne, powinny zostać przeanalizowane w celu określenia zdolności konsultantów do terminowego dostarczania wysokiej jakości wyników. Wiele projektów zawiera punkty pośrednie oceny, aby określić, czy wyniki są zgodne z celami. Zachęty są czasami stosowane w celu promowania przestrzegania harmonogramów.
Po zakończeniu procesu RFP, projekt niekoniecznie może zostać nagrodzony. Wielokrotnie kierownictwo odkrywa brakujące ogniwa w projekcie, które stały się widoczne po zapoznaniu się z odpowiedziami. Przegląd projektu przez kilka niezaangażowanych zespołów ekspertów może wskazać na braki lub brakujące informacje. Czasami najlepsi konsultanci inżynierscy są odkrywani, czytając odpowiedź, która wylicza niekompletne dane lub słabe założenia oryginalnego zapytania ofertowego.