Zamówienie RFP to proces wydawania zapytania ofertowego (RFP) w celu uzyskania ofert na zakup towarów lub usług. Proces zamówień RFP jest szeroko stosowany na arenie międzynarodowej jako odpowiednie narzędzie dla określonych rodzajów zamówień lub działań zakupowych. Chociaż wartości różnią się w zależności od firmy, zakupy lub kontrakty powyżej określonej wartości w dolarach są zarządzane za pośrednictwem zapytania ofertowego. W zależności od branży, zamówienia RFP są również wykorzystywane do: projektów o wysokim profilu, projektów o dużej wartości dolara, umów dotyczących koszyka towarów lub usług oraz projektów, w których może wystąpić konflikt interesów.
W procesie RFP klient jest odpowiedzialny za stworzenie dokumentu ze wszystkimi niezbędnymi specyfikacjami, szczegółami i terminami. Informacje te są następnie przekazywane do wstępnie zweryfikowanej listy potencjalnych dostawców lub publikowane w otwartej sieci, tak aby wszyscy dostawcy mieli dostęp do wniosku. Dostawcy mają określone ramy czasowe na udzielenie odpowiedzi, wraz z protokołem i procedurami dotyczącymi udzielenia zamówienia.
Zgodnie z prawem umów proces zapytania ofertowego jest uznawany za uczciwą i sprawiedliwą metodę zbierania odpowiedzi dostawców i przyznawania kontraktu. Podstawowa podstawa tego wyroku opiera się na przejrzystości procesu. Klienci, którzy udzielają zamówień dostawcom bez wsparcia danych w oparciu o proces zapytania ofertowego, mogą być pozwani do sądu cywilnego. Na kliencie spoczywa obowiązek dostarczenia dokumentacji i dowodu, że proces przyznawania był uczciwy i sprawiedliwy. Niedostarczenie tych informacji pomocniczych spowoduje nałożenie wysokich grzywien na rzecz dostawcy, który przegrał.
Projekty o wysokim profilu lub o wysokiej wartości dolara zyskują na procesie RFP, ponieważ zachęca dostawców do zapewnienia najlepszej możliwej kombinacji ceny, jakości i obsługi. Proces podejmowania decyzji jest łatwiejszy, ponieważ kryteria są jasne, a wszyscy dostawcy są zobowiązani do dostarczania tych samych informacji. Ponadto proces ten zarządza interakcją między personelem sprzedaży a klientem, umożliwiając obu stronom skupienie się na podstawowych kwestiach i wymaganiach.
Umowa na koszyk towarów jest dość złożona. Takie podejście jest zwykle stosowane przy wyborze dostawcy do zakupów wielozadaniowych, a nie konkretnego towaru. Na przykład kontrakty na materiały biurowe są przyznawane na podstawie kombinacji ceny, dostawy i usługi. W celu sprawiedliwego porównania cen, odpowiedź opiera się na konkretnym koszyku towarów. To skupienie zapewnia narzędzie niezbędne do zawężenia skupienia do wymiernej wartości.
Konflikt interesów może wystąpić, gdy osoba odpowiedzialna za zakupy lub grupa użytkowników ma osobiste powiązania z firmami, które świadczą tę usługę lub produkt. Korzystanie z zamówień RFP umożliwia firmie maskowanie nazwisk respondentów, dodanie różnych osób do komisji oceniającej lub wykorzystanie innych pracowników do podjęcia decyzji. To doskonały sposób na uniknięcie kosztownych sporów sądowych.