Dodanie dowolnego pracownika do zespołu może powodować niepokój, ale gdy trzeba wybrać osobistego asystenta, wymaga to jeszcze większej uwagi. Osobisty asystent reprezentuje pracodawcę. Zazwyczaj asystent odbiera telefony, ustala terminy spotkań i często działa jako łącznik między pracodawcą a klientem. Jako pierwszy punkt kontaktu asystent musi prezentować przyjacielską, profesjonalną postawę i mieć dobre wyczucie wartości i misji, które firma chce projektować.
Aby wybrać osobistego asystenta, należy najpierw opracować opis stanowiska z określonymi zadaniami. Wypisz wszystko, za co będzie odpowiedzialny osobisty asystent, i zanotuj oprogramowanie i programy wymagane do wykonania zadań. Uszereguj obowiązki według ważności. Jeśli asystent spędza 60% dnia na aktualizowaniu treści internetowych, to wybór asystenta o wysokim stopniu znajomości internetu jest koniecznością. Wszystkich pracowników można przeszkolić, ale najlepiej, jeśli mocne strony osobistego asystenta są bezpośrednio zbieżne z większością zadań. Okazjonalnych obowiązków można nauczyć się w pracy bez poświęcania czasu na szkolenie.
Kolejna lista powinna określać etykę pracy firmy. Co jest najważniejsze? Być na czas? Wnosisz kreatywne pomysły do zespołu? Terminowo kończysz pracę? Wybierz osobistego asystenta, który już wykazuje cechy i postawy, które docenia firma. Przygotuj wcześniej pytania sondujące, aby poznać metody pracy i preferencje kandydata.
Wielu pracodawców kusi, by wybrać osobistego asystenta o podobnym doświadczeniu i umiejętnościach, ponieważ dobrze czują się z zażyłością. Jest to błąd. Ideą osobistego asystenta jest posiadanie w pobliżu kogoś, kto odbierze luz i wniesie wkład do zespołu. Zamiast zatrudniać kogoś z takim samym zestawem umiejętności, zapytaj o inne obszary specjalizacji. Wymień obecne słabości na dole pytań do rozmowy kwalifikacyjnej i postaraj się zapytać o tło w tych obszarach.
Aby wybrać osobistego asystenta, który poradzi sobie z wymaganymi zadaniami technicznymi, należy skorzystać z bezpłatnych ocen online. Poziom „eksperta” jednej osoby w oprogramowaniu może być pojęciem „nowicjusza” innej osoby. Nie zapomnij o obszarach komunikacyjnych. Czy osobisty asystent będzie komunikował się z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych metod korespondencji pisemnej? Zdobądź próbkę do pisania. Można szkolić oprogramowanie, maszyny biurowe i standardowe procedury biurowe, ale poprawa umiejętności pisania może być trudna dla tych, którzy z natury nie czują się komfortowo z komunikacją pisemną. Błędy ortograficzne, literówki i słaba gramatyka bardzo zniechęcają klienta.
Oceń więc potrzeby i poświęć trochę czasu na stworzenie opisu stanowiska. Określ kryteria, które musisz mieć, a następnie zawęź listę kandydatów i poproś o przetestowanie. Zaufaj instynktowi. Jeśli lista kandydatów została odpowiednio zawężona, to najlepsze typy prawdopodobnie będą miały wszystkie najważniejsze cechy. W tym momencie należy dokonać wyboru, wybierając kandydata, z którym masz najlepsze relacje.