Do malwersacji pracowniczych dochodzi, gdy pracownik kradnie powierzone mu środki od swojego pracodawcy. To powszechne przestępstwo jest często trudne do wykrycia, ponieważ wielu defraudatorów bardzo ciężko pracuje, aby zatrzeć ślady. W celu zmniejszenia możliwości sprzeniewierzenia pracowników, konieczne jest zastosowanie ostrożnego planu bezpieczeństwa z wieloma zabezpieczeniami.
Zapobieganie malwersacji pracowników zaczyna się już przy biurku przesłuchań. Jeśli potencjalny pracodawca lubi życiorys i osobowość kandydata, nie może zawracać sobie głowy sprawdzaniem referencji ani sprawdzaniem przeszłości. Ponieważ malwersanci mają tendencję do pozostawiania podejrzanych śladów od pracy do pracy, bardzo ważne jest, aby wszyscy potencjalni nowi zatrudnieni mieli referencje, które mogą przemawiać za uczciwością kandydata. Na stanowiskach, w których pracownik będzie miał dostęp do kas, depozytów lub innych funduszy, rozsądne może być również przeprowadzanie rutynowych kontroli wszystkich potencjalnych pracowników w celu sprawdzenia, czy istnieje przeszłość działalności przestępczej.
Chociaż rozsądne badania w tle mogą pomóc wyeliminować potencjalne malwersacje pracowników, nie mogą całkowicie wyeliminować ryzyka. Aby jeszcze bardziej zmniejszyć ryzyko kradzieży wewnętrznej, konieczne staje się stworzenie skrupulatnego systemu bezpieczeństwa, który eliminuje większość możliwości defraudacji. Żaden pracownik nie powinien mieć dostępu do wszystkich funduszy, a jeśli to możliwe, wszystkie sprawozdania finansowe i depozyty powinny wymagać co najmniej dwóch pracowników do niezależnej oceny i podpisania dokumentacji.
Audyt wewnętrzny może być dobrym sposobem na zmniejszenie ryzyka sprzeniewierzenia pracowników. Przeprowadzanie kwartalnego audytu za pomocą niezależnej firmy może szybko ujawnić wszelkie oznaki przywłaszczenia lub brakujących środków. Niektórzy eksperci zalecają przeprowadzanie audytów losowo, a nie według ścisłego harmonogramu, ponieważ malwersant może być w stanie zatrzeć ślady, jeśli wie, że audyt jest zaplanowany z wyprzedzeniem. Audyt wewnętrzny może również mieć tę zaletę, że wskazuje dziury w wewnętrznym systemie bezpieczeństwa lub problemy z wydajnością działu, więc regularna polityka audytu może być korzystna dla firmy na wiele sposobów.
Chociaż ostrożność i bezpieczeństwo są ważnymi kwestiami, kroki podjęte w celu wyeliminowania malwersacji pracowników mogą przynieść odwrotny skutek, jeśli pracownicy zostaną niesłusznie oskarżeni, poczują się naruszeni, szpiegowani lub lekceważeni przez zasady bezpieczeństwa. Narzucanie ekstremalnych środków, takich jak stały nadzór kamer lub kłamstwo na temat zasad bezpieczeństwa w celu „uwięzienia” złodziei, może zniszczyć morale i zaufanie pracowników oraz prowadzić do bardzo nieprzyjemnego środowiska pracy. Jeśli pracownicy odczuwają wrogość wobec firmy za nieuczciwe lub lekceważące zachowanie, mogą mieć większą motywację do popełniania przestępstw lub niezgłaszania podejrzanych działań przez innego pracownika.