Zatrudnienie profesjonalnej orkiestry to prosty proces, który obejmuje zrozumienie muzyki do wykonania i nawiązanie kontaktu z osobą lub osobami, które koordynują wydarzenia w orkiestrze. To, czy dana osoba jest w stanie wynająć orkiestrę, zależy od harmonogramu grupy. Osoba zatrudniająca lub organizacja musi być również w stanie sobie pozwolić na wszelkie opłaty, jakie orkiestra pobiera za próby i koncert finałowy.
Kiedy ktoś chce wynająć orkiestrę, musi najpierw przyjrzeć się muzyce, którą ma wykonać. Niektóre utwory, takie jak muzyka na orkiestrę kameralną, nie wymagają, aby każdy członek normalnie pracował w orkiestrze. Osoba zatrudniająca orkiestrę musi uiścić opłatę obejmującą czas każdego muzyka, który kończy grać, dlatego ważne jest, aby dokładnie określić rodzaj muzyki w programie orkiestry, aby orkiestra mogła odpowiedzieć z oszacowaniem opłaty i dokonać ustaleń z właściwymi graczami.
Zwykle orkiestra ma kierownika lub dyrektora, który jest odpowiedzialny za organizację występów orkiestry, chociaż niektórzy dyrektorzy pełnią podwójne obowiązki i oprócz dyrygentury zarządzają swoimi orkiestrami. Osoba ta pełni funkcję łącznika pomiędzy dyrektorem orkiestry, przedstawicielami miejsc występów oraz osobą zatrudniającą orkiestrę. Drugim krokiem, jaki należy podjąć w celu zatrudnienia orkiestry, jest skontaktowanie się z kierownikiem orkiestry i wyrażenie zainteresowania zabezpieczeniem usług orkiestry. Kierownik orkiestry sprawdza wydarzenia już w kalendarzu orkiestry. Jeśli orkiestra jest wolna w dniu wymaganym przez osobę zatrudniającą, powiadamia on dyrektora orkiestry, że orkiestra ma prośbę o zatrudnienie.
Gdy dyrektor orkiestry wie, że ktoś chce, aby orkiestra zagrała, może ogłosić zaproszenie członkom orkiestry. Następnie może zapytać członków, ile osób byłoby w stanie zaangażować się w próby i koncert. Jeśli zbyt wielu członków orkiestry jest niedostępnych, dyrektor zwykle odrzuca zaproszenie, ale może powiedzieć kierownikowi, że orkiestra będzie dostępna w innym terminie, jeśli osoba zatrudniająca będzie mogła zmienić swój harmonogram. W wielu profesjonalnych orkiestrach dyrektor podejmuje decyzję wykonawczą, czy przyjąć zaproszenie w imieniu orkiestry, a członkowie orkiestry powinni odpowiednio dostosować swoje harmonogramy, ponieważ muzycy rozumieją, że ich stanowisko w orkiestrze wymaga zobowiązania do dyspozycyjności.
Jeśli dyrektor zaakceptuje zaproszenie do zatrudnienia, osoba zatrudniająca płaci bieżące wynagrodzenie orkiestry. Ceny mogą wynosić od kilkuset do kilku tysięcy dolarów amerykańskich, w zależności od liczby zamówionych prób i koncertów oraz liczby członków orkiestry, które muszą być obecne. Koszt związany z zatrudnieniem orkiestry jest głównym powodem, dla którego większość aspirujących muzyków nie zatrudnia rutynowo własnych orkiestr, zamiast tego pracuje nad osiągnięciem poziomu profesjonalnej muzykalności, który gwarantuje zaproszenie od reżysera do występu z orkiestrą.
Mimo, że wynajęcie orkiestry jest drogie dla osoby, orkiestry ułatwiają to, ponieważ chcą upublicznić się i muszą pokryć własne wydatki, takie jak wynagrodzenie reżysera, miejsce na próby, podróże i zapis nutowy. Często mówią opinii publicznej, jak poprosić o usługi orkiestrowe w programach, na stronach internetowych orkiestr i reklamach w publikacjach związanych ze sztuką. Zwykle podają adres URL strony internetowej, numer telefonu lub adres e-mail dyrektora lub menedżera oraz wyjaśnienie, co i gdzie orkiestra może grać. Istnieją również strony internetowe zaprojektowane w celu dopasowania zatrudnianych osób do dostępnych orkiestr, a dyrektorzy mogą zdecydować się na umieszczenie ich orkiestr na tych stronach.