Recepcjonista pracuje nad utrzymaniem porządku w dokumentacji pacjentów w szpitalach i innych placówkach służby zdrowia. Nie ma ogólnych wymagań edukacyjnych dla osoby, która chce zostać pracownikiem dokumentacji medycznej. Większość pracodawców wymaga jednak, aby nowi pracownicy byli absolwentami szkół średnich lub posiadali dyplomy ogólnego rozwoju edukacyjnego (GED). Zwykle osoba, która chce zostać pracownikiem dokumentacji medycznej, nie potrzebuje żadnego rodzaju licencji ani certyfikatu, aby znaleźć pracę w tej dziedzinie. Może nawet nie potrzebować odpowiedniego szkolenia, ponieważ wielu pracodawców zapewnia szkolenie w miejscu pracy dla swoich nowych pracowników medycznych. Kandydaci mogą jednak zwiększyć swoje szanse na uzyskanie zatrudnienia poprzez ukończenie stopnia współpracownika w dziedzinie związanej ze zdrowiem.
Urzędnicy ds. dokumentacji medycznej wykonują zadania kluczowe dla utrzymania porządku i dostępności dokumentacji pacjentów w dowolnym momencie. Podstawowym zadaniem pracownika dokumentacji medycznej jest archiwizacja dokumentacji pacjenta. Ta osoba może być również odpowiedzialna za aktualizację rekordów i odzyskiwanie ich w razie potrzeby. Chociaż praca ta może wydawać się bardzo powtarzalna z natury, może mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu placówki opieki zdrowotnej. Zagubiona lub zgubiona dokumentacja medyczna może spowodować poważne problemy dla pacjenta oraz jego lekarzy i pielęgniarek.
Chociaż osoba, która chce zostać pracownikiem dokumentacji medycznej, może nie potrzebować minimalnego poziomu wykształcenia, zazwyczaj potrzebuje pewnych podstawowych umiejętności. Na przykład zwykle potrzebuje dobrych umiejętności organizacyjnych, zdolności do podążania za wskazówkami i talentu do zwracania szczególnej uwagi na szczegóły. Powinien zazwyczaj posiadać przynajmniej podstawową wiedzę na temat archiwizacji dokumentów przy użyciu papierowych systemów archiwizacji oraz skomputeryzowanych mechanizmów archiwizacji. Wielu pracodawców oczekuje również, że ich urzędnicy medyczni będą biegli w obsłudze komputera i będą mieli dobre umiejętności komunikacyjne. Osoba może stać się atrakcyjniejszym kandydatem do pracy również poprzez naukę terminologii medycznej.
Podczas gdy wielu pracodawców nie wymaga od swoich nowych pracowników dokumentacji medycznej zabezpieczenia związanego z tym wykształcenia lub szkolenia, niektórzy wolą zatrudniać kandydatów, którzy ukończyli programy związane z zarządzaniem informacjami zdrowotnymi. Czasami osoba, która chce zostać pracownikiem dokumentacji medycznej, idzie do szkoły, aby zdobyć stopień naukowy współpracownika w zakresie informacji zdrowotnych lub zarządzania dokumentacją medyczną, co może prowadzić do uzyskania tytułu technika informacji medycznej. Po ukończeniu dwuletnich studiów na tym kierunku można przystąpić do egzaminu certyfikacyjnego. Certyfikacja technika informacji medycznej może poprawić perspektywy pracy początkującego urzędnika lub zwiększyć jego szanse na awans. Ponadto zdobycie doświadczenia w zakresie składania dokumentów lub innych zadań biurowych może zwiększyć szanse danej osoby na uzyskanie pracy.