Urzędnik oddziałowy zapewnia obsługę biurową oddziału szpitalnego lub oddziału pielęgniarskiego. Jego obowiązki obejmują zwykle prowadzenie dokumentacji pacjentów po odbieranie telefonów. W większości przypadków osoba, która chce zostać urzędnikiem oddziałowym, nie potrzebuje żadnego specjalnego wykształcenia poza szkołą średnią, ponieważ pracodawcy zwykle zapewniają szkolenie w miejscu pracy swoim nowo zatrudnionym. Doświadczenie w pracy biurowej, umiejętności obsługi komputera i doświadczenie w środowisku szpitalnym mogą zwiększyć szanse danej osoby na zatrudnienie do tej pracy.
Osoby pracujące jako recepcjoniści oddziałowi mają ważną pracę do wykonania w szpitalu. Zapewniają krytyczną pomoc biurową na oddziale pielęgniarskim, dzięki czemu pielęgniarki mają więcej czasu na opiekę nad pacjentami. Czasami nazywana sekretarzem sali, osoba na tym stanowisku zajmuje się papierkową robotą, tworzy nową dokumentację pacjentów, dodaje nowe informacje do dokumentacji, przygotowuje formularze badań lekarskich, leków i zaopatrzenia. Kiedy pacjent musi zostać przeniesiony na inny oddział lub po prostu do innego pokoju, przeniesienie może zorganizować pracownik oddziału. Może również witać odwiedzających pacjentów i dostarczać pocztę pacjentom szpitala, odbierać telefony oddziału i przekazywać wiadomości do odpowiedniego odbiorcy.
Osoba, która chce zostać urzędnikiem oddziałowym, zwykle nie potrzebuje specjalnego wykształcenia, aby zapewnić sobie pracę. W większości przypadków pracodawcy są skłonni zatrudnić osoby, które zdobyły maturę lub dyplomy ukończenia kształcenia ogólnego (GED). Oprócz tego podstawowego poziomu wykształcenia pracodawcy często preferują kandydatów do pracy, którzy mają dobre umiejętności obsługi komputera i pisania na klawiaturze. Wymagana jest również znajomość akceptowalnych praktyk biurowych. Ponieważ urzędnik oddziałowy będzie musiał kontaktować się z personelem medycznym, pacjentami i gośćmi szpitala, zwykle oczekuje się od niego dobrych umiejętności komunikacyjnych i rozumienia etykiety telefonicznej.
Większość osób, które wykonują tę pracę, otrzymuje od pracodawcy szkolenie w miejscu pracy. Jednostka może również zdobywać doświadczenie na stanowisku związanym z urzędem lub uczęszczając na zajęcia w kolegium lub szkole zawodowej. Na przykład może brać udział w lekcjach pisania na klawiaturze, aby poprawić dokładność i szybkość pisania lub brać udział w kursach terminologii medycznej. Wolontariat w szpitalu może również zapewnić osobie z tego zakresu cenne doświadczenie w środowisku służby zdrowia.
Zazwyczaj osoba, która decyduje się zostać referendarzem oddziałowym, nie ma zbyt wielu szans na awans. Niektórzy jednak kontynuują poszukiwanie dalszego szkolenia, aby kontynuować inne kariery związane ze zdrowiem. Na przykład osoba może pracować w tym zakresie podczas zajęć niezbędnych do zawodu pracownika dokumentacji medycznej lub pielęgniarki.