Polityka kapitalizacji jest częścią procesu nabywania aktywów firmy. Krajowe wytyczne dotyczące rachunkowości pozwalają firmom rejestrować zakupy dużych pozycji jako aktywa, a nie wydatki. Często istnieją dwa standardy polityki kapitalizacji. Po pierwsze, przedmiot musi trwać dłużej niż 12 miesięcy, co automatycznie klasyfikuje go jako aktywa długoterminowe, a nie obrotowe. Po drugie, zakupy muszą przekraczać pewien limit w dolarach, na przykład 3,000 dolarów amerykańskich (USD), ale ta kwota może ulec zmianie zgodnie z wytycznymi firmy.
Firmy kapitalizują aktywa, ponieważ poprawia to ich wyniki finansowe. Wydanie dużego zakupu aktywów może spowodować znaczną utratę dochodów w rachunku zysków i strat za bieżący okres. Zapisanie tego jako kosztu sprawia również wrażenie, że przedmiot nie ma żadnej wartości w najbliższej przyszłości; jest to jednak niedokładne, ponieważ firma spodziewa się, że przedmiot będzie trwał dłużej niż 12 miesięcy. Polityka kapitalizacji koryguje te wady i przedstawia lepszy obraz finansowy aktywów firmy. Aktywa zwiększają również bogactwo ekonomiczne firmy, poprawiając bogactwo ekonomiczne przedsiębiorstwa.
Zasady firmy dotyczące kapitalizacji zazwyczaj grupują aktywa w określone kategorie. Grupy mogą obejmować sprzęt produkcyjny, komputery, pakiety oprogramowania, sprzęt leasingowany, sprzęt wyprodukowany lub naprawy i konserwację bieżących aktywów długoterminowych. Wszystkie koszty związane z tymi pozycjami mają określone kwoty w dolarach, które są zgodne z zasadami kapitalizacji. Firmy mogą aktualizować politykę dotyczącą inflacji, co w naturalny sposób zwiększa koszt przedmiotów kupowanych przez firmę. Kierownicy działów otrzymują aktualne informacje na temat polityki, aby zapewnić, że wszystkie przyszłe zakupy aktywów spełniają wymagania firmy.
Dział księgowości zazwyczaj wymaga autoryzowanego formularza w ramach polityki kapitalizacji. Formularz może, ale nie musi, być częścią autoryzowanego zamówienia zakupu od zespołu zarządzającego firmy. Osoby te zatwierdzają wszystkie zakupy, o które proszą pracownicy. Wraz z autoryzacją zamówienia księgowi często potrzebują autoryzowanego formularza, który umożliwia im kapitalizację aktywów. Niewłaściwe kapitalizowanie zakupów to poważny problem dotyczący zniekształceń finansowych.
Amortyzacja jest często częścią polityki kapitalizacji firmy. Chociaż firma może rejestrować cenę zakupu – i koszty konfiguracji aktywów, takie jak opłaty za fracht i instalację – muszą reprezentować wykorzystanie aktywów. Amortyzacja to zapis finansowy, który reprezentuje wykorzystanie aktywów skapitalizowanych. Każdego roku księgowi księgują wydatek wskazujący na wykorzystanie aktywów. Wpis przypisuje aktywa przeciwne, które zmniejszają wartość aktywów wymienionych w bilansie firmy.