Rola technologii w komunikacji biznesowej obejmuje fakt, że może ona pomóc firmie zmaksymalizować zyski poprzez wykorzystanie technologii jako kanału dotarcia do szerszego grona odbiorców. Technologia może również pomóc firmom oszczędzać pieniądze, dając im opcje, które pomagają zmniejszyć pieniądze, które muszą wydawać na takie przedmioty, jak poczta i powiązane materiały. Kolejna rola technologii w komunikacji biznesowej obejmuje również fakt, że umożliwia ona firmie korzystanie z elementów takich jak zautomatyzowane systemy komunikacji i daje im szansę na outsourcing niektórych wymagań dotyczących pracy zorientowanej na komunikację, co pozwala zaoszczędzić pieniądze w tym procesie.
Jedną z ról technologii w komunikacji biznesowej jest fakt, że daje ona firmie platformę do dotarcia do bardziej zróżnicowanej grupy odbiorców, przy mniejszym wysiłku, niż byłoby to możliwe w przypadku zwykłych kanałów komunikacji biznesowej. Na przykład korzystanie z poczty e-mail pozwala firmie na natychmiastowe dotarcie do klientów w różnych zakątkach globu. W ten sposób mogą rozpowszechniać dowolne informacje za jednym kliknięciem myszy. Jest to przeciwieństwo wysiłku, jakiego wymagałoby wysyłanie listów do takich klientów lub próba dodzwonienia się do nich. W przypadku firm międzynarodowych jest to tym bardziej istotne, że upraszcza proces dotarcia do międzynarodowych klientów bez konieczności uciekania się do przekazywania informacji przez spółki zależne.
Znaczenie technologii w komunikacji biznesowej polega na tym, że pozwala ona firmom promować swoje produkty i usługi, nawet przy ograniczonym budżecie. Można to osiągnąć poprzez reklamowanie różnych produktów w witrynie internetowej firmy, zajmowanie przestrzeni reklamowej w Internecie oraz inne formy komunikacji opartej na technologii. Firma może również zaoszczędzić pieniądze poprzez wykorzystanie technologii do monitorowania marketingu, promocji i innych rodzajów działań, poprzez funkcje takie jak ankiety online dotyczące konkretnego produktu lub ogólnych usług świadczonych przez taką firmę.
Jeśli chodzi o obsługę klienta, wykorzystanie technologii w komunikacji biznesowej umożliwia firmie wykorzystanie zautomatyzowanych systemów w swojej pierwszej linii komunikacji z klientami i klientami. W tym sensie zautomatyzowane systemy są wstępnie rejestrowane z odpowiedziami na typowe rodzaje informacji, których klienci często najbardziej potrzebują. Tacy klienci będą kierowani do prawdziwych przedstawicieli obsługi klienta tylko wtedy, gdy nie można odpowiedzieć w ten sposób na informacje, których potrzebują.