Klimat komunikacyjny to niewidzialna koncepcja komunikacji w środowisku pracy. Komunikacja organizacyjna może zdecydowanie wpłynąć na produktywność i retencję pracowników. Środowisko komunikacyjne w każdym miejscu pracy może być w większości efektywne lub może być w większości nieskuteczne. Sukces klimatu komunikacyjnego można oceniać na kilka sposobów.
Jedno pytanie, które należy zadać podczas oceny skuteczności komunikacji w miejscu pracy, brzmi: Czy pracownicy dobrze rozumieją, czego się od nich oczekuje? Przełożeni i menedżerowie mogą sprawdzić tę skuteczność podczas przeglądów wydajności pracowników. Na wydajność pracy może mieć wpływ nieodpowiednie zrozumienie oczekiwanych szczegółów. Kiedy menedżerowie ponownie określają oczekiwania dotyczące stanowiska podczas oceniania wyników, może to pomóc wzmocnić jasną komunikację w miejscu pracy.
Otwarta, przejrzysta komunikacja ma tendencję do zwiększania produktywności. Kiedy pracownicy nie tylko dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje, ale rozumieją, że są odpowiedzialni za zaspokojenie tych potrzeb, prawdopodobnie rezultatem będzie poprawa wyników pracy. Jeśli dobre wyniki w pracy są następnie nagradzane pozytywnie, na przykład poprzez informacje zwrotne, podwyżki, nagrody lub awanse podczas zaplanowanych przeglądów, pracownicy są bardziej skłonni do ciągłego doskonalenia swoich produktywnych zachowań w pracy.
Komunikowanie się z pracownikami poprzez system oczekiwań i nagród pomaga im „władać” odpowiedzialnością za przejęcie inicjatywy w ich pracy i zachowaniach w miejscu pracy. Przejmowanie odpowiedzialności i oczekiwanie na przejęcie inicjatywy może również pomóc w zmniejszeniu negatywnych postaw. Negatywne postawy, takie jak defensywność, mogą osłabić klimat komunikacyjny. Na przykład pracownik, który nie jest sprecyzowany w jakiejkolwiek części swoich oczekiwań związanych z pracą, może odpowiedzieć, że mu nie powiedziano i dlatego nie wykonano potrzebnej pracy. Jego postawa może nawet wpłynąć na współpracowników, co prawdopodobnie spowoduje tylko więcej negatywnych skutków w klimacie w miejscu pracy.
Najlepsze klimaty komunikacji sprzyjają przejrzystości. Wartości i oczekiwania firmy można komunikować na wiele sposobów, które wzmacniają komunikację. Menedżerowie mogą budować lepszy klimat komunikacyjny, monitorując go i modelując przejrzystą komunikację w rozmowach, spotkaniach i notatkach. Idea sytuacji, w której wszyscy wygrywają między pracodawcami a pracownikami, stanowi mocną podstawę efektywnych klimatów komunikacyjnych.
Warsztaty i seminaria dotyczące komunikacji w miejscu pracy mogą pomóc w promowaniu jaśniejszej i bardziej efektywnej komunikacji w firmie. Zaproszeni goście na temat klimatu komunikacji w miejscu pracy mogą pomóc zainspirować pracowników, w tym menedżerów, do przyjęcia nowych, bardziej komunikatywnych metod zachowań w pracy. Przenosząc temat klimatu komunikacyjnego do konkretnego miejsca pracy, organizacja komunikuje również jasno, że koncepcja jest czymś, co firma ceni i czego oczekuje.