Rozważając stawki wirtualnych asystentów, wirtualny asystent pomyśli o swoim doświadczeniu, dokładnych obowiązkach, które będzie wykonywać, oraz kosztach osobistych, które pokryje jako niezależny przedsiębiorca. Na przykład bardziej doświadczeni wirtualni asystenci mogą pobierać wyższe opłaty niż asystenci, którzy są nowicjuszami w tej dziedzinie. Zazwyczaj wirtualne biuro świadczące pomoc twórczą zazwyczaj pobiera opłaty od więcej niż jednego świadczącego pomoc administracyjną. Aby zachować konkurencyjność, może porównać swoje stawki ze stawkami wirtualnych asystentów, którzy wykonują podobne obowiązki. Czasami fizyczna lokalizacja wirtualnej asystentki wpływa na wysokość opłat za swoje usługi.
Doświadczenie jest jednym z największych czynników wpływających na stawki wirtualnych asystentów. Na przykład wirtualny asystent, który działa w branży od 10 lat, zwykle może pobierać wyższe stawki niż ten, który ma tylko kilka miesięcy doświadczenia. Czasami dzieje się tak nawet niezależnie od formalnego wykształcenia, szkolenia i stopni.
Nie każdy wirtualny asystent robi to samo. Można być wirtualnym asystentem biurowym, świadcząc taką pomoc administracyjną, jakiej świadczą tradycyjni asystenci biurowi. Inny może zapewnić pomoc techniczną, pomagając w utrzymaniu i dostarczaniu strony internetowej klienta, biuletynu lub produktu. Niektórzy wirtualni asystenci zapewniają kreatywną pomoc, pomagając klientowi rozwijać i utrzymywać produkt lub usługę. Każda VA ustala stawki swojego wirtualnego asystenta w oparciu o pracę związaną z jej obowiązkami zawodowymi, a także typowe stawki za taką pomoc.
Ogólnie rzecz biorąc, wirtualni asystenci to niezależni kontrahenci, co oznacza, że zazwyczaj muszą płacić za wszystko, co dotyczy ich działalności, z własnej kieszeni. Przed ustaleniem stawek wirtualnego asystenta wirtualny asystent musi wziąć pod uwagę koszty ogólne, takie jak koszty dostarczenia i utrzymania biura domowego oraz sprzedaży i reklamowania się nowym klientom. Musi również wziąć pod uwagę koszty bycia na bieżąco z edukacją, szkoleniami i trendami w swojej dziedzinie. Zazwyczaj niezależni wykonawcy płacą również za własne ubezpieczenie dentystyczne, wizualne i medyczne. Podobnie VA musi zaplanować własny fundusz emerytalny lub porównywalne przyszłe inwestycje.
Czasami lokalizacja wpływa na stawki wirtualnych asystentów. Na przykład, jeśli wirtualna asystentka mieszka w okolicy, w której koszty utrzymania są niskie, może pobierać mniej niż VA mieszkający w drogiej okolicy. Może się to różnić w zależności od kraju, a nawet regionu w obrębie tego samego kraju. Na przykład VA w Nowym Jorku może pobierać więcej niż VA z Tennessee.